知識傳承新思維 Vital Knowledge賦予文件新生命

仲順貿易成立 39 年，是台灣最大捆包機械製造及出口商，歷經台灣經濟奇蹟，也挺過金融海嘯，仲順藉著獨步全球的產品通過每個挑戰，營業額不斷創新高。仲順孫曉玲總經理強調：「仲順非常注重知識傳承，希望賦予文件新生命，活化知識再利用！」因為體質再好的企業，都必須因應產業環境變遷而即時反應，知識管理正是企業能即時調整的關鍵要素。

文件分享≠知識管理

孫總經理表示，之前內部文件分享，是以共用資料夾儲存各類知識與文件，然而共用資料夾，屬於被動式管理，資料夾間無法整合，且無法關聯，也不利於文件搜尋。為了因應公司不斷地成長，仲順應該要做更好的知識管理，對於知識管理需要更明確概念和落實方法。為此，孫總陸續評估幾個知識管理工具，但均不符合需求。最後，選擇叡揚資訊 Vital Knowledge 協同知識管理，並且透過顧問輔導課程才完全解決仲順知識管理的需求。孫總微笑地說：「用過 Vital Knowledge 之後我才恍然大悟，真正的協同知識管理原來是這麼回事！」

專業顧問輔導成就仲順知識管理平台

孫總指出，既然決心要導入 KM，希望透過顧問輔導協助釐清一些觀念，因為自行導入 KM 可能會被舊有觀念影響，未必能順利導入。透過顧問的專業輔導能夠將系統的核心價值傳達給使用者，讓使用者對知識管理有通盤的了解，雖然顧問服務需要額外付費，不過有價的顧問服務，卻是無價的觀念導正與教育訓練，有必要而且非常值得。

媲美Google的搜尋和訂閱服務

以前仲順的重要文件、知識內容儲存在共享文件資料夾內，除了不利搜尋之外文件之間的脈絡也無法明確關聯；而導入 Vital Knowledge 之後，最讓孫總讚賞的就是搜尋及文章訂閱的功能。

因為 Vital Knowledge 的「搜尋」功能提供多元條件篩選，能快速準確找到知識文件。而有關業務的個案分享則是要求全體同仁訂閱追蹤，如此一來重要內容能確實被閱覽，若有更新也會發送通知，所有的人氣和新增文章都有列表，這樣主動式的知識管理是共享文件夾做不到的。

• 特殊應用 1 -「仲意院」：除此之外，孫總也特別分享，在仲順已經行之有年的「仲意院」文化。同仁分享有關行銷、人事、管理、或自我提升的相關文章，以前這些文章會放在共享文件夾裡，現在放到 Vital Knowledge，公司同仁可以自由分享、搜尋及訂閱。每年仲順會再將以上文章加以整理分門別類，當作公司內部使用的重要資源，透過群體的力量，除了分享知識，也凝聚了向心力。


• 特殊應用 2 - 產業新知與情報分享：孫總指出以往同仁出國出差或參展，帶回重要的產業新知與情報只能利用會議分享給少數的與會同仁，現在透過 Vital Knowledge，可以廣泛地分享給所有同仁，大家也可直接在系統上回饋資訊與討論交流，激盪新的技術與行銷思維。

當然除了搜尋與訂閱之外，Vital Knowledge 的「權限控管」可以設定每個資料夾和文件的權限、下載權限、文件浮水印等，讓文件的流通多一層保障。

亟需留存的是冰山下龐大的內隱知識

看得見的文件和資料是屬於冰山露出水平面的外顯知識，然而更重要的是冰山下龐大的內隱知識，如：更深入的產業資訊和觀察報告，這更是需要留存的重要資產和經驗，在導入 KM 的過程，透過軟性激勵與硬性規定，提升同仁的參與意願，也逐漸反映在文件成長數量。孫總微笑地說：「持續地把個案和寶貴的經驗補足是我們努力的目標。相信在 Vital Knowledge 的支持下，能夠提升知識經驗的創造、存儲、分享、擴散與協同的力量，為仲順奠定穩定又創新的成長！」