使用服務 Vital BizForm

因應無紙化、數位化的表單簽核與管理需求,池安量子導入 Vital BizForm 智慧表單串起公司作業流程

劉玲汝 池安科技股份有限公司 總經理特助

導入Vital BizForm 智慧表單後,不僅大幅減少紙張用量,而且非常方便查詢簽核狀態、可使用內建多種模板快速調整成需要的表單內容,節省時間成本是最大效益。

- 劉玲汝 池安科技股份有限公司 總經理特助

導入Vital BizForm 智慧表單後,不僅大幅減少紙張用量,而且非常方便查詢簽核狀態、可使用內建多種模板快速調整成需要的表單內容,節省時間成本是最大效益。

- 劉玲汝 池安科技股份有限公司 總經理特助

一分鐘看問題

    • .遠距辦公、混合辦公的工作型態,導致紙本表單作業簽核時程拉長
    • .難以追蹤簽核進度,或是在傳遞紙本的過程中,遺失文件或加註的便利貼
    • .大量的紙本表單不易留存管理,需要查詢資料時也常花費不少時間翻找

產出效益


    • .簽核不受時地限制,加速決策流程
    • .線上即時掌握表單簽核狀態,加註說明一目了然
    • .使用關鍵字快速調閱資料、大幅節省作業時間

「當初為了想要解決財務管理、表單文件簽核管理的需求,找了不同家的系統做比較,由於叡揚資訊的雲端服務很符合混合辦公與數位化的趨勢,好上手又有彈性設定空間,加上負責的業務相當積極用心,因此成為首選廠商。」池安量子總經理特助劉玲汝表示,因為常常需要處理公司的文件作業,導入 Vital BizForm 智慧表單 後,不僅大幅減少紙張用量,而且非常方便查詢簽核狀態、可使用內建多種模板快速調整成需要的表單內容,節省時間成本是最大效益。


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池安量子總經理特助劉玲汝分享導入 Vital BizForm 智慧表單後,公司作業流程的改變和帶來的效益。

 
池安量子成長快速,導入數位工具優化營運作業效能

池安量子資安股份有限公司為一密碼技術公司,專精於安全技術、安全晶片與區塊鍵應用開發,池安量子(CHELPIS)創立的使命是讓臺灣成為全球密碼產業中心,透過創建密碼產業生態系連結不同公司、研究單位、優秀人才,將卓越的密碼產品找到商業出口與市場。『量子電腦問世後,會有全新的密碼協議,原有的安全機制將會變得不安全,只能用新的密碼標準演算法保障資訊安全』,今年 4 月完成募資,開發新產品 Aorta,為企業帶來『後量子密碼技術』,解決因量子電腦新演算法所帶來的資安問題。

隨著公司快速成長,池安量子更加重視內部營運作業效能的優化,率先導入 Vital Finance 財務管理、Vital BizForm 智慧表單的數位工具,以利即時掌握營運成果和決策時機。

 

導入 Vital BizForm 串起公司作業流程,大幅提升工作效率

池安量子特助劉玲汝表示,自己常需要經手處理各式文件,加上池安量子提供職員混合辦公的工作彈性,過往若有紙本表單需簽核,必須等待簽核者進辦公室的時候才能審核簽名,造成文件累積,作業時間也變得無法掌握。因此,為了改善公司作業流程,並因應無紙化、數位化的趨勢,便開始搜尋相關解決方案,在比較不同廠商後,發現叡揚資訊的 Vital BizForm 智慧表單直覺化的設計容易操作使用、欄位設定彈性符合需求,且業務積極回應相關問題,因此脫穎而出,成為首選的廠商。

導入 Vital BizForm 智慧表單後,現在同仁不管是遠距辦公、出差等,都可以即時線上簽核,若對於審核的表單有意見回饋,也能很方便的直接在文件上加註說明、簽核進度都一目了然,更不用擔心在傳遞文件的過程中遺漏夾帶的紙本資料,作業效率大幅提升,池安量子也節省了大量的紙張支出成本、並落實 ESG 節能減碳,為守護環境盡一份心力。

劉玲汝接著以請款單為例,以前紙本請款單的簽核程序較為麻煩,且憑證與單據的歸納存放也不易於日後查詢,但現在有 Vital BizForm,池安量子可以根據請款內容設計簽核層級,包括經手人、財會人員、核准主管都可以在雲端上同時作業並核准,Vital BizForm 會記錄相關請款憑證、請款時間及核准流程,同仁不只清楚瞭解目前的請款進度,日後要查詢調閱記錄也非常方便。

在分享導入 Vital BizForm 的效益時,劉玲汝也給予許多使用經驗的回饋,認為 Vital BizForm 定期更新也是一大優點,雲端服務及巨資事業群副處長李宗青補充說明,雲端服務的優勢便在於與時俱進的特性,未來也會持續聆聽客戶的需求和趨勢,增減系統功能,提供客戶最佳的使用體驗。


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池安量子財務長楊椀媜(中)
、特助劉玲汝(左二)與叡揚資訊 Vital Finance、Vital BizForm 和業務的專業服務團隊合影


對企業來說,無論規模大小,叡揚 Vital BizForm 智慧表單能妥善協助企業即時掌握決策時機、改善作業流程,在變化快速的數位時代,有效提高競爭力。

了解更多 Vital BizForm 智慧表單 >> https://www.gsscloud.com/tw/vital-bizform

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