知識傳承新思維 Vital Knowledge賦予文件新生命

一分鐘看問題

面臨挑戰

  • 共享資料夾進行文件分享,屬於被動管理文件之間沒有關聯,且無法主動分享、通知更新等。

產生效益

  • 方便的搜尋、訂閱等功能,確保同仁能閱覽重要文章及搜尋所需要的知識。
  • 透過權限管理功能可確保重要文章的瀏覽層級,讓文章流通多一層保障。
  • 可特殊應用在重要「仲意院」、「產業新知與情報」等分享。
  • 挖掘內隱知識,留存成外顯知識。

仲順非常注重知識傳承,希望賦予文件新生命,活化知識再利用!因為體質再好的企業,都必須因應產業環境變遷而即時反應,知識管理正是企業能即時調整的關鍵要素。

仲順貿易成立 33 年,是台灣最大捆包機械製造及出口商,歷經台灣經濟奇蹟,也挺過金融海嘯,仲順藉著獨步全球的產品通過每個挑戰,營業額不斷創新高。仲順孫曉玲總經理強調:「仲順非常注重知識傳承,希望賦予文件新生命,活化知識再利用!」因為體質再好的企業,都必須因應產業環境變遷而即時反應,知識管理正是企業能即時調整的關鍵要素。

TRANSPAK Team

文件分享≠知識管理

孫總經理表示,之前內部文件分享,是以共用資料夾儲存各類知識與文件,然而共用資料夾,屬於被動式管理,資料夾間無法整合,且無法關聯,也不利於文件搜尋。為了因應公司不斷地成長,仲順應該要做更好的知識管理,對於知識管理需要更明確概念和落實方法。為此,孫總陸續評估幾個知識管理工具,但均不符合需求。最後,選擇叡揚資訊 Vital Knowledge 協同知識管理,並且透過顧問輔導課程才完全解決仲順知識管理的需求。孫總微笑地說:「用過 Vital Knowledge 之後我才恍然大悟,真正的協同知識管理原來是這麼回事!」


專業顧問輔導成就仲順知識管理平台

孫總指出,既然決心要導入 KM,希望透過顧問輔導協助釐清一些觀念,因為自行導入 KM 可能會被舊有觀念影響,未必能順利導入。透過顧問的專業輔導能夠將系統的核心價值傳達給使用者,讓使用者對知識管理有通盤的了解,雖然顧問服務需要額外付費,不過有價的顧問服務,卻是無價的觀念導正與教育訓練,有必要而且非常值得。


媲美Google的搜尋和訂閱服務

以前仲順的重要文件、知識內容儲存在共享文件資料夾內,除了不利搜尋之外文件之間的脈絡也無法明確關聯;而導入 Vital Knowledge 之後,最讓孫總讚賞的就是搜尋及文章訂閱的功能。

因為 Vital Knowledge 的「搜尋」功能提供多元條件篩選,能快速準確找到知識文件。而有關業務的個案分享則是要求全體同仁訂閱追蹤,如此一來重要內容能確實被閱覽,若有更新也會發送通知,所有的人氣和新增文章都有列表,這樣主動式的知識管理是共享文件夾做不到的。

  • 特殊應用 1 -「仲意院」:除此之外,孫總也特別分享,在仲順已經行之有年的「仲意院」文化。同仁分享有關行銷、人事、管理、或自我提升的相關文章,以前這些文章會放在共享文件夾裡,現在放到 Vital Knowledge,公司同仁可以自由分享、搜尋及訂閱。每年仲順會再將以上文章加以整理分門別類,當作公司內部使用的重要資源,透過群體的力量,除了分享知識,也凝聚了向心力。

  • 特殊應用 2 - 產業新知與情報分享:孫總指出以往同仁出國出差或參展,帶回重要的產業新知與情報只能利用會議分享給少數的與會同仁,現在透過 Vital Knowledge,可以廣泛地分享給所有同仁,大家也可直接在系統上回饋資訊與討論交流,激盪新的技術與行銷思維。

當然除了搜尋與訂閱之外,Vital Knowledge 的「權限控管」可以設定每個資料夾和文件的權限、下載權限、文件浮水印等,讓文件的流通多一層保障。


亟需留存的是冰山下龐大的內隱知識

看得見的文件和資料是屬於冰山露出水平面的外顯知識,然而更重要的是冰山下龐大的內隱知識,如:更深入的產業資訊和觀察報告,這更是需要留存的重要資產和經驗,在導入 KM 的過程,透過軟性激勵與硬性規定,提升同仁的參與意願,也逐漸反映在文件成長數量。孫總微笑地說:「持續地把個案和寶貴的經驗補足是我們努力的目標。相信在 Vital Knowledge 的支持下,能夠提升知識經驗的創造、存儲、分享、擴散與協同的力量,為仲順奠定穩定又創新的成長!」

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