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Vital Task & Meet強化公文執行力 新北市身障協會工作達標100% Vital Task & Meet

分類 成功案例 2017-01-13, 週五 16:01 2016-06-27, 週一 09:10

人工交辦公文缺乏追蹤機制,容易發生缺漏,影響到協會運作,我們驚覺應立刻做出改變!採用叡揚資訊 Vital Task & Meet 作為公文相關工作與會議管理平台,提升組織內部溝通效率,讓在外據點的同仁也能即時收到重要訊息,避免資訊落差。

新北市身心障礙者福利促進協會行政專員黃思穎小姐(左)、副總幹事林俊榮(中)及叡揚資訊業務代表張芷瑜(右)。新北市身心障礙者福利促進協會以成為造福身體及心理障礙者的媒介為宗旨,秉持「關懷至上 (GOT TO CARE)」的初衷,並致力於健全家庭功能、增進社會福祉、促進社會福利事業發展、提昇社會福利服務品質、倡導社會福利權益意識及完善社會福利服務體系,以達到CARE ONE(領先服務),成為照顧服務界先驅的願景。成立20年以來,新北市身障協會協助政府宣廣政策,接受委託辦理相關專案計劃,並協助政府推動長期照顧及辦理「幼兒、少年、婦女、老年、身心障礙者」等各族群社會服務暨福利促進相關事項。
新北市身心障礙者福利促進協會行政專員黃思穎小姐(左)、副總幹事林俊榮(中)及叡揚資訊業務代表張芷瑜(右)。

新北市身心障礙者福利促進協會行政專員黃思穎小姐(左)、副總幹事林俊榮(中)及叡揚資訊業務代表張芷瑜(右)。



紙本公文無追蹤機制 影響交辦成效

新北市身障協會主要的任務是協助主管機關執行與宣導各種活動及政策制度,與政府部門溝通必須以公文作為往返的依據。但紙本公文不利追蹤交辦,因此產生以下幾點問題:

問題1_訊息同步落差協會收到公文後,依據工作內容將工作分派給不同負責人,但紙本公文交辦有時可能會沒通知到相關負責人,或內容傳達有誤,導致訊息落差,影響工作執行進度。

問題2_公文簽核延宕紙本公文的簽核流程,因同仁公出而耽誤,曾經主管機關來電詢問進度,才發現公文已過時,影響到協會的工作處理效率以及專業形象。

問題3_追蹤機制不足主管口頭交辦工作事項,因缺乏統一的工作平台集中紀錄與管理相關工作事項,一旦工作期程拉長,容易因為沒有持續追蹤而延誤工作,導致工作成效低落。



導入Vital Task & Meet 提升組織內部溝通效率

新北市身障協會副總幹事林俊榮表示:「隨著協會業務量增加,人工交辦公文缺乏追蹤機制,容易發生缺漏,影響到協會運作,我們驚覺應立刻做出改變!經過多方評估後,採用叡揚資訊 Vital Task & Meet 作為公文相關工作與會議管理平台,提升組織內部溝通效率,讓在外據點的同仁也能即時收到重要訊息,避免資訊落差。」



公文e化管理 多元回報多角追蹤

林俊榮副總幹事進一步分享,協會劃分指派者、負責人、追蹤者等角色權限,因此,當同仁接到新工作時,可直接進行下個步驟,省下許多討論、協調的時間。以類型區分,可將工作分成3類:

類型1_公文相關工作主管機關來函,林俊榮(指派者)透用 Vital Task & Meet 將後續工作項目指派給各負責人,每位負責人須於平台上回報公文簽辦進度。透過指派者統一指派、管理、跟催,達成100%不漏案目標。

類型2_跨部門的會議讓外部據點同事能在第一時間接收重要訊息,林俊榮副總幹事表示:「我們利用 Vital Task & Meet 隨時保持部門間溝通交辦工作,並完整記錄會議討論的事項,讓各部門執行決議工作項目能夠更順暢、有效率。」

類型3_口頭交辦事項主管以口頭交辦工作,事後再由負責人建立在 Vital Task & Meet 並指定主管為指派者,追蹤執行進度。協會透過 Vital Task & Meet 確實管理所有工作及交辦,培養同仁自我管理,讓口頭交辦事項也能被高度實現。



林俊榮信心滿滿地說:「以往紙本公文辦公流程約需7至10個工作天,現在透過 Vital Task & Meet 集中管理,時間縮短至5個工作天。因為協會相當重視工作時效性,因此導入 Vital Task & Meet 不僅成功提升工作效率,也改善舊有工作模式,讓組織管理思維與時並進。」


Vital Task &Meet系統畫面圖Vital Task & Meet簡易友善的操作介面

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