工作逾期明顯下降 系統鏈結KPI高效管理 Vital Task &Meet 協助星陽工作管理由量到質全面提升

一分鐘看問題

問題背景

  • 交派工作石沉大海
  • 工作遇到問題不會主動向上反應,要管理者詢問才會提出,較為被動

產出效益

  • 工作逾期狀況明顯減少
  • 員工於交派工作逾期前反應問題
  • 工作交派由量到質的提升

每年舉辦不計其數國內外重要會議的星陽國際表示,透過叡揚的 Vital Task & Meet 系統鏈結後端員工 KPI 的管理,不僅工作交辦逾期率大幅降低、員工在工作上遇到困難也會主動回報。更重要的是,員工從剛開始純粹透過量化管理工作項目到後續開始顯現品質的進步,對公司的管理成效有極大幫助。

成立於民國 102 年的星陽國際會議顧問有限公司為一目的地管理公司 (DMC, Destination Management Company),致力於商業會議行程,專為貴賓安排高品質的會議行程、專案活動。星陽長期深根於目的地管理領域相關活動,累積豐厚實力與能量,並擁有許多長期配合的大型企業客戶。自成立以來,每年舉辦不計其數國內外重要會議的星陽國際表示,即使工作內容複雜且步調快速,透過使用叡揚的 Vital Task & Meet 系統鏈結後端員工 KPI 的管理,不僅工作交辦逾期率大幅降低、員工在工作到期日前也會主動回報遇到困難,更重要的是我們看到員工從剛開始只是透過量化管理工作項目到後續工作質的進步,對公司的管理成效有極大幫助。


工作交派不再石沉大海,對團隊及自我的高效管理工具

星陽國際會議管理部處長黃崇桂指出,Vital Task & Meet 對星陽幫助最大的就是工作交派功能,交辦出去的事情不但不會石沉大海,更可方便掌握追蹤進度。此外,不僅協助公司對團隊間的工作交派管理,對自己也是很好的工作管理工具,透過清楚的時程設定,可了解工作的重要順序及工作須完成日期,是團隊跟自我的最佳管理工具。


透過工作交辦完成率與 KPI 鏈結 員工表現由量到質明顯提升

黃崇桂表示,Vital Task & Meet 不但讓員工可以逐一針對工作項目進行管理,讓員工工作逾期狀況大為減少,公司更讓工作交辦成果與個人的工作考績進行連結,黃崇桂說,公司每周每月都會針對員工工作交辦逾期狀況進行公布,包括表現良好及逾期狀況等告知同仁表現,也透過這樣的行動讓員工知道公司對這個工具管理的重視度,並產生仿效競爭求表現的心理。黃崇桂笑說,現在如果有同事用 e-mail 交辦工作事項,被交辦人甚至會要求交辦人將工作放上 Task & Meet 系統,這樣才能將他的工作成效納入考績,所以我們相信可以從量開始漸漸進步到整體工作質的提升。此外,以前員工遇到問題經常不主動回報,要主管問才說明狀況,導入 Task & Meet 之後,員工怕逾期,如果工作遇到困難都會主動回報、討論解決方式或要求延期,讓問題可以即時被發現解決,對整體工作流程管理助益甚大。


介面簡單易上手,線上課程發掘多元應用

黃崇桂更表示,公司包括業務及內勤皆有使用 Task & Meet 系統,系統介面簡單易上手,讓員工進入障礙大為降低,由於叡揚也在 Youtube 及官網上有多支教學影片,將可協助星陽發掘更多 Task & Meet 的多元運用面,讓舉辦忙碌繁瑣的國內外會議也能展現淋漓盡致的高效率。