企業生產力藏在表單裡?遠端辦公的優先準備!

建立時間
2021年06月03日星期四

Vital BizForm 在表單設計中屏除了畫格子式的模式,可以更快的拉出漂亮的表格,此外,表單中更能直接線上手寫簽名、上傳圖片、拍照等。在今年更將推出計算公式功能,讓請款、統計相關的表單更容易在系統中實現。

最近許多公司開始實施在家工作,這時才發現我們有多依賴辦公室中直接面對面的互動模式,在 WFH 期間,企業如何快速完成遠端辦公的準備,並且持續保有生產力甚至更便利呢?

透過數位時代雲端服務的興起,利用線上軟體諸如 Zoom、Google meet、Teams 等都解決了我們過往在辦公室開會的需要,您只需要手機、電腦、平板就可以自在的在家中與同事對話召開會議,另外最近火紅的 Gather 的虛擬辦公室服務,更將遠端辦公線上遊戲化,您與同仁直接在一個線上虛擬辦公室中,也能隨時在上面召開會議,複製過往在實體辦公室中的體驗,以遊戲化的介面詮釋視訊溝通軟體的行為,帶來了更貼近使用者需求的情境。然而會議、溝通是辦公環境、知識工作者運作模式的其中一環,我們還有許多工作模式可以透過雲端服務、軟體來解決。

在過往辦公環境中,各式的申請表單、簽核行為也是在辦公室中我們常常需要進行的活動,想想以往這些紙本的表單在寫好後,需要層層關卡尋找簽核負責人,也是造成表單傳送效率低落的主因之一,遠距辦公時期,無法在同一空間順利的找到本人進行手寫簽名。若能透過線上處理一切的紙本申請、填寫與簽核,不僅更加落實表單無紙化,更可突破空間與時間的限制,大幅提升簽核傳送的效率。而在台灣其實一個容易使用、又接近傳統簽核表單體驗的系統並不容易找到,因為多半的簽核系統或 BPM 功能可能都相當複雜,甚至可能要建立機房、採購安裝軟體,這時候使用者需要的是一套能線上立即可用,並且能把過往紙本表單體驗無痛轉換到網路上的解決方案。

將傳統紙本表單帶上雲端,輕鬆無時間、地域限制的使用公司表單

將傳統紙本表單帶上雲端,輕鬆無時間、地域限制的使用公司表單

Vital BizForm 是臺灣目前使用者體驗最棒的一個雲端服務,線上 5 分鐘快速開通後就可以開始設計表單,在表單設計中屏除了畫格子式的模式,可以更快的拉出漂亮的表格,此外,表單中更能直接線上手寫簽名、上傳圖片、拍照等。在今年更將推出計算公式功能,讓請款、統計相關的表單更容易在系統中實現。或許你會認為既然表單已經無紙化,為何還要將表單變成一個套印格式的排版呢?因為一方面公司中的部分表單,在稽核或相關流程上依然需要留存紙本,而這樣套印的版型能夠更有效的讓表單容易用更少的紙張來呈現。另一方面,表單對於企業中往往是一個員工填寫過一次後,有機會再度填寫或閱讀多次的一種文件,這樣的文件如果欄位相當大量時,垂直排列的欄位易造成填寫上的壓力,更緊湊的安排容易讓使用者掌握重點欄位的方位,更快速的填寫表單。

即將推出計算公式欄位,讓您的報價、請款更方便

即將推出計算公式欄位,讓您的報價、請款更方便

相對於 Gather 提供我們傳統辦公室溝通、開會的體驗,Vital BizForm 提供了貼近以往傳統簽核的體驗,同時附加更多的優點。Vital BizForm 不只是簽核表單而已,由於每個填寫的欄位有效的格式化後,企業在日後能根據特定欄位快速找到想要的表單,而表單中還有討論、交辦等功能,讓表單也是工作環節中的一個節點。整份表單在異動、簽核上的流程也都有完整的版本記錄,讓表單不容易有不明的竄改,相較傳統紙本在管理上更安全。甚至 Vital BizForm 還能將表單做為提供非企業內的外部人員填寫用的表格,做為問卷調查使用。

企業表單是辦公作業的必要工具,當管理機制更有效率,人力可以更有效的投入在具有生產力的工作中,並且留存有價值的資產,讓企業能永續經營。