「VIdegree最棒的功能就是標籤與記事」Brenda回想表示,以往使用Excel管理名單時,為了分類志工必須反覆將每一筆新資料複製貼上多個名單,維護很麻煩;欄位的設計也因為要記錄非結構化資訊而變得很複雜。現在只要使用群組標籤,就可快速進行多維度分類,例如用「可支援地區」加上「十八學群領域」來分類擔任專業分享的志工,讓未來的活動不只是找齊足夠的志工人數,甚至能因應報名學生的期望需求,快速邀請對應領域可支援的志工擔任分享者。「豐富有效的志工資料庫,是我們想為學生打造真人圖書館所必要的基礎建設,也正是許多學校樂意與我們合作的原因之一!」Brenda得意地說。

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對於公益團體來說,最常面對的就是資源不足及無法有效運用組織能量,而致力發現高中職生美好天分與熱情的接棒啟蒙計畫,巧妙運用雲端系統提升內部流程及資料分析能力。

「我可以有夢想嗎?未來的自己會是什麼樣子?」每位高中職生都曾經如此迷惘過;在填鴨教育中無暇探索社會,探索自我;在升學主義下隨波逐流,虛擲光陰應付沒興趣的課業,若無人啟蒙,終將失去熱情、失去夢想的勇氣。

為了改變這個現象,一群志工成立了接棒啟蒙計畫。

接棒啟蒙計畫秘書長蔡宛玲Brenda說明為了讓高中生探索「個人夢想連結社會職業的多元可能」,兩年來籌辦了數十場大小活動,包括工作坊、聚會、營隊等,融入「真人圖書館」的概念,透過一個個真實的生命故事,引導學生認識不同領域的專家經歷。每次都吸引各行各業的朋友與許多大學生報名擔任志工,加上其他樂意幫忙或合作的個人與組織,陸續累積了大量的資料。Brenda認為「這些支持者的熱情是組織最重要的資產,如何有效維繫支持者關係便是最重要的管理課題。」

曾任國際品牌公司PM的Brenda,相當重視組織管理並擅長應用新雲端工具,當某位志工介紹叡揚資訊的「VIdegree愛客戶」給大家時,很快獲得所有人的讚賞並決定導入。Brenda指出「一般談CRM的C是指顧客(Customer),而在非營利組織管理中,重視更全面的支持者(Constituent)關係,近年來CRM已成為同業越來越看重的管理課題」。

「VIdegree最棒的功能就是標籤與記事」Brenda回想表示,以往使用Excel管理名單時,為了分類志工必須反覆將每一筆新資料複製貼上多個名單,維護很麻煩;欄位的設計也因為要記錄非結構化資訊而變得很複雜。現在只要使用群組標籤,就可快速進行多維度分類,例如用「可支援地區」加上「十八學群領域」來分類擔任專業分享的志工,讓未來的活動不只是找齊足夠的志工人數,甚至能因應報名學生的期望需求,快速邀請對應領域可支援的志工擔任分享者。「豐富有效的志工資料庫,是我們想為學生打造真人圖書館所必要的基礎建設,也正是許多學校樂意與我們合作的原因之一!」Brenda得意地說。

除了彈性的欄位設計,VIdegree可直接將非結構化的資訊輸入「記事」,例如志工的特殊經歷或專長、連絡討論的重點等,操作畫面就像臉書一般簡單。Brenda分享上次與一位創業家交流後,直接用手機拍照將名片建檔,VIdegree會自動辨識建立一筆資料,然後就可以記錄剛談的合作機會,或是幫對方貼標籤分類,例如可擔任講者或攝影志工等,這些資訊便成為組織記憶讓整個團隊都可以快速查詢。「後來另一名夥伴邀請這位創業家擔任志工時,聊天中便能說出對方的創業背景,讓這名志工對我們團隊印象深刻,這就是雲端CRM的強項!」

此外,經營支持者關係的要點,是持續讓他們知道組織的活動近況,因此電子報行銷一直是件重要的工作。雖然網路上有免費派發的工具,但實際運作上因組織原有的名單管理工具各異,而會有寄件名單非同步更新的問題;若在VIdegree就方便多了,只要善用標籤功能,就可自動同步更新與管理寄件名單了。「有一次電子報圖片無法正常顯示,我們寄信給叡揚資訊,結果當天晚上工程師就回信講解問題了,這種支援是許多小型NPO無法想像的莫大助力呢!」

使用VIdegree至今還不到半年,因支持者關係管理變得有效率,讓志工的熱情更能轉化為對學生啟蒙的能量。但Brenda瞭解CRM的效益不只是如此,「現在用得還不夠全面,未來要發揮CRM系統的分析功能,將志工參加活動與購買義賣品的紀錄建檔,作為日後分眾行銷基礎,並增加人力深化經營支持者關係。」面對接棒啟蒙計畫的支持者,利用自己工作之外的時間,無償地參加幫忙,Brenda相信這些熱情不只是組織做公益的能量,更是台灣社會可貴的善意。「若能更有效運用支持者的善意,將為台灣教育帶來更大的改變,這就是我們的理念!」



thebatonproject group

接棒啟蒙計畫 http://thebatonproject.org/
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