學校數位轉型新里程!Vital BizForm 優化學校行政流程與親師互動無紙化

中央社報導:https://www.cna.com.tw/postwrite/chi/342432

叡揚資訊 Vital BizForm 智慧表單在臺灣教育科技展呈現的應用情境引起許多學校迴響,隨著學校管理已進入數位化的運作模式,無紙化表單、線上簽核不僅提高了教職員的行政效率,也提供更多的便利性給學生和家長,並有利於節能減碳。目前便有教務主任積極盤點準備上雲的紙本表單,這些表單包括教學自評表、文具申請表、家長聯絡單和付款證明等,甚至可以直接上傳存摺封面、或是各種競賽所需的銀行資訊等需要的圖片附在付款證明表單,方便家長輕鬆使用手機操作。由於 Vital BizForm 入選「雲端服務共同供應契約採購」,學校只要在契約期間內完成採購,還可大幅簡化採購流程、降低支出成本。

圖說Vital BizForm智慧表單優化學校行政流程與親師互動無紙化提供更多的便利性給學生和家長並有利於節能減碳
Vital BizForm智慧表單優化學校行政流程與親師互動無紙化,提供更多的便利性給學生和家長,並有利於節能減碳

過往學校多使用 Word 或 Excel 創建表單,不但有格式不一、跑版的問題,且難以分析表單資訊和跨文件做內容資料的彙整統計;而 Google 表單則著重於問卷功能,問卷設計與呈現方式多所限制,也缺乏簽名的機制,還要先登入自己的 Google 帳戶才能存取及填寫表單;由政府機關提供的系統一樣需要註冊政府相關帳號系統,對於許多忙碌的家長,都是提升了使用門檻。相較於其他表單工具,Vital BizForm 則有高彈性的表單版面設計,為了輕鬆提高與家長的互動和溝通,提供外填表單不用登入帳號便可填寫、內建多種表單範本方便修改,讓老師快速建立師生家長通知單,例如:家長會參加統計表、學生輔導資料紀錄表、課後輔導表單、徵教育志工、補助申請單等,更加符合親師互動需求。

此外,還可以設置簽核流程,以便將相關表單線上發送給指定的老師或人員,廣泛應用在教職員的內部稽核、申請物品、採購表單等等,不再耗時費力,讓學校老師能更專心於教學及校務管理。也能針對特定族群進行發問卷調查、收集資料,例如:教學自評表、授課心得表、老師互評表。值得一提的是,有些表單仍需要列印紙本留存,Vital BizForm 提供了設置列印合適版面內容的功能,節省印出的紙張空間,這是學校非常重視的特點。

未來,Vital BizForm 將持續探索教育產業的需求情境,在今年即將推出身份驗證問卷,提供教職員最佳的使用體驗,讓家長與學生透過指定連結進行簡訊或信箱驗證後,直接在表單上帶出填寫者的姓名、手機等資料紀錄,便可快速回覆表單;解決教師管理不同班級時,分散在 LINE 群組、Email 的調查訊息,省去人工比對的時間和避免疏漏,更可以有效回收、統計分析及留存資料,掌握尚未填寫的調查對象,將是最適合學校的問卷系統解決方案。最後,2050 淨零碳排不只是企業的社會責任,更是教育產業的共同目標,採用 Vital BizForm 加速實現永續智慧高效綠校園。

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