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中央社|南迴協會偏鄉公文線上簽核只要 5 分鐘!

2021-01-04, 週一 08:00

(中央社訊息服務 20210104 14:46:14)

大家有聽過「超人醫師」徐超斌的故事嗎?多年來,他不斷發起興建南迴醫院,希望補足偏鄉醫療的最後一哩路,同時創立社團法人臺東縣南迴健康促進關懷服務協會,號召在地人士與有志青年加入,服務面向從原鄉孩童課後輔導到老人照顧,近年來協會還附設經營社會企業「捌個零」,利用地方優勢,扶持在地小農,希望吸引更多青年返鄉服務。在協會前理事長潘美緣的牽線下,使用叡揚資訊雲端公文管理系統,透過資訊軟體提升偏鄉服務工作效能。

臺東縣南迴健康促進關懷服務協會總幹事張小雲指出,南迴協會服務區域主要在臺東縣大武鄉與達仁鄉是臺灣比較角落又偏遠的地帶,甚至火車也是最近才開始電氣化。協會還有許多服務計畫與政府單位密切合作,包括:原住民族委員會的文化健康站、衛福部的社區關懷據點、勞動部的多元就業開發方案等,這些都仰賴正式公文來做傳達與交流。

張小雲總幹事說,儘管近年來,政府積極推動電子公文交換服務,但政府提供系統大多只針對公部門的公文往返,但除了公文往返之外,我們協會光是工作人員就有 90 多位,在內部簽核上,包含了申請經費、採購等,不同的分工都有一個行政程序要走,導致大家的效率很差,甚至有已經核准的資料,再回去做查詢的時候就發現遺失了。叡揚雲端公文管理不只同步與政府電子公文交換,也強化公文管理追蹤能力,即時線上簽核,讓管理者少了地域限制,同時協助內部文書處理與溝通,大大提高業務的效能與品質。

但要改掉過去習慣的紙本公文轉為雲端系統,協會初期也遇到了一些挑戰。張小雲總幹事表示,協會服務人員大都是中高齡就業者,剛開始接觸雲端服務時,因恐懼而排斥,但幸好負責的行政人員協助大家熟悉,加上實際操作介面簡單易懂,大家也慢慢地上手了。

張小雲總幹事笑說,「在使用叡揚雲端電子公文系統前,公文很常壓在主管桌上一個禮拜,現在有了系統後,5 分鐘之內就可以做完!」把過去因等待簽核與指令所浪費的大量時間,如今都能專心投入在部落偏鄉的服務上了。

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