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安可|善用雲端電子公文簽核 長照單位與政府往來效率大幅提升

2021-04-15, 週四 06:00

面對全球疫情的影響,企業數位轉型已經勢不可擋。大家可能會問:長照與醫療體系並不是面對全球競爭的科技業,我們需要數位化嗎?以全台第一家財團法人的私立廣恩老人養護中心為例,自從2014 年導入智慧長照系統執行「差異性照護」,服務面涵蓋住宿型機構、社區式機構、老人公寓及居家照顧,中心以全人照顧為核心價值,以跨專業團隊合作模式運作,服務據點不斷增加,範圍擴及整個大台北地區,隨著規模的擴大,廣恩也感到只靠紙本辦公,過於耗時費力。

不論是單位與政府機關或是各據點間,皆以紙本傳送公文,不但難以掌控公文處理效率,各據點間傳遞公文時,更時常不慎遺失。廣恩內部討論後,決定導入雲端公文管理系統,提升公文辦理效率,更加速據點間重要訊息的傳遞,大幅簡化公文文書管理流程,提升業務處理品質。

從廣恩的案例看來,其實答案很明顯。如果自詡為成長型組織,想要走在產業的前端,透過數位系統協助流程再造、強化組織營運效能是必經之路。雲端電子公文管理系統是與政府單位往來密切的長照機構與組織可以轉型首要考慮的重要系統,減少紙本簽核的耗日費時,以及公文遺失造成的困擾。若營運多個據點,主管即使出差在外,也能用手機直接簽核公文,打破辦公場域限制。

政府積極推動 提升長照機構的行政效率

為加速公文傳遞效率,政府近年來積極推動電子公文交換服務,有益於住宿式長照機構減輕行政文書工作負擔,並建立前期資訊化基礎。台北市社區銀髮族長期照顧發展協會成立科技應用委員會推動資訊化,鼓勵及輔導會員利用電子公文系統,做為數位化的第一步。有效縮短政府機關或是民間單位內、跨單位的溝通時間,電子公文管理系統更涵蓋收發檔等作業,整合電子交換與機關資料同步,縮短公文往來時程。

強化公文追蹤管理

從收文、簽核、發文、稽催到檔管,皆由電子公文管理系統完全控管,系統也同時提供具備權限控管的多面向查詢,即時掌握公文辦理狀態及流程。像是臺東縣南迴健康促進關懷服務協會,過去紙本簽核的時候,因為有許多簽核的流程,例如申請經費、採購等,不同的項目都有各自的行政程序要走,導致員工的效率很差,甚至有時已核准的資料,再回去查詢時發現遺失了。透過電子公文簽核系統,這些問題都可以迎刃而解。

克服空間距離簽辦公文

許多組織常因為據點間的距離遙遠而效率低落,電子公文系統可以讓公文簽核不受地域、時間限制,隨時隨地辦公,更不受限於裝置,桌機、平版或手機隨手皆可辦公文,讓公文流程的效率超級有感!以廣恩老人養護中心為例,在導入雲端公文管理系統短短的兩個月時間,減少了 75% 的紙本公文,公文處理效能更提升到 90%(不明白效能提升到90%是什麼意思?需要說明)。南迴健康促進關懷服務協會更有效地把偏鄉的公文執行效率從過往的一星期縮短為 5 分鐘,成果都相當令人驚艷!

操作方便才是好系統

許多組織的員工可能不擅於電腦的操作,聽到數位化系統就相當害怕。其實,具有長期研發經驗的業者推出的電子公文管理系統,系統操作相當直覺,跟 Word文書系統的使用習慣幾乎一樣,電腦上的畫面呈現就跟列印出來的結果相同,不用擔心列印版型跑掉。簽核流程也讓公文查閱相當便捷,藉由圖形化的流程顯示,讓追蹤公文相當方便,這些簡單的操作流程都讓數位系統導入幾乎沒有門檻。

長照機構的數位轉型是必走之路,但是除了建置服務場域的智能化設備外,透過雲端公文管理系統使內部行政效率大幅增加,協助機構的服務範圍、服務類協助機構的服務範圍、服務類型能不斷成長、擴張,絕對將是讓機構走的更長更快速的成功關鍵。