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IThome產品評測-讓員工隨時隨地都能記錄工作狀況的協同作業應用系統:叡揚Vis-a-Vis愛報告2.0.9

媒體報導:iThome online  記者:羅正漢

讓員工隨時隨地都能記錄工作狀況:提供簡易的工作報告撰寫、管理平臺,具有指標分類、版本控管等功能,且使用方式很彈性。

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由叡揚資訊推出的工作報告管理雲端服務「Vis-a-Vis愛報告」,是提供企業內部人員撰寫、管理工作報告的專屬平臺。它的介面設定相當彈性,使用者可以運用在各式的工作報告管理應用情境,像是業務報告、一般報告、維修報告等,市面上少有同性質產品,算是特別。

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平臺介面顯示直覺,可便於工作報告的檢視與管理 在Vis-a-vis愛報告雲端服務的首頁介面中,以6大分類區塊便於使用者便於對於報告的管理與檢視,介面相當簡潔。其功能操作與設定也相當容易,管理者可以透過管理頁面進行設定,而使用者只要進入撰寫頁面即可線上寫報告。

與其他企業內部常見的應用系統相比,它的功能很單純,就是基於內部工作報告協同作業之用,針對中小企業組織單位應用很方便。但它的功能面向有別於叡揚另一套Vitals/KM知識管理系統,無法提供整體資料管理,也沒有開放API、資料分析、系統介接等應用。

以運作方式而言,愛報告是SaaS雲端服務,因此省去系統的部署、安裝過程。使用者只要上網租用,便可以隨時從電腦開啟瀏覽器並登入網站(visavis.hisales.hinet.net)使用,或從iOS與Android裝置下載App使用,相當方便。

在此架構下,將資料儲存在中華電信機房管理的hicloud雲端服務上,以獲得資安防護、備援、備份等功能。但這套SaaS沒有提供企業自行建置的選擇。

在計費方式上,這套雲端服務系統主要依帳號數多寡而論,提供1至30個帳號等6種選擇,若有更大量的帳號需求,則需要以專案方式議價。使用上,管理者在建立帳號時,只要以電子郵件註冊,即可讓組織人員加入報告系統。目前提供介面顯示語系有中文與英文。

具有可將報告分類的指標管理方式

在愛報告的管理平臺中,它不僅提供集中管理功能,本身提供的介面設計也相當易於報告的檢視與撰寫。舉例來說,用在客戶拜訪管理的工作報告記錄時,使用者除了能記錄訪談內容,若是知悉客戶目前有預算,可以將報告歸類在「有預算」的分類中,以便後續客戶追蹤。這是因為在愛報告的介面中,有個相當實用的設定概念,就是名為「重要指標」顯示的管理方式,你可以將它視為工作指標,會比較容易理解。

這個功能的用意是,使上傳的報告達到更容易分類、檢視的目的,就像是將報告分資料夾擺放一般。在預設中,已經列出有商機、有預算、有競爭者等不同情況,這是基於客戶拜訪報告管理用途的設定,管理者可以自訂、新增這些工作指標的名稱,相當彈性。

而後續的客戶經營計畫,像是寄送報價單等事項,也可記錄在待辦事項中,並標示為未完成以提示使用者。平時檢視工作報告狀態時,透過管理平臺首頁即可一目了然,像是重要指標會顯示各分類的報告統計數字,待辦區塊也會顯示在畫面中間的位置,易於工作檢視與管理。該介面下方有我的報告、最新報告等顯示區塊,右側邊欄則提供熱門標籤與進階搜尋功能。整體來說,區塊介面配置相當易於檢視。

在搜尋功能方面,叡揚特別將自家的KM知識管理搜尋引擎,內建在此雲端服務中,做到全文檢索。使用者也可為報告建立標籤,以便日後快速搜尋。

ithome 評測3 2至於操作方面,愛報告的網頁介面是以HTML5網頁技術開發,因此我們在設定報告格式時,可以方便地拖曳欄位的位置。而且,為了便於行動應用,愛報告亦推出Android與iOS系統平臺的App來搭配。在App中,叡揚用了更貼近於行動裝置環境的介面風格,看起來比網頁版愛報告簡潔,在檢視報告時的顯示方式,也更為直覺,不過App在功能上仍不如網頁版,例如缺少進入管理設定的選項,但對於提供報告的編輯與檢視功能的使用上,已經相當足夠。

報告格式設定具彈性,使用容易

在報告格式的設定上,這款系統提供不錯的自訂能力,管理者可以針對不同業務需求,建立各自的報告管理面板,因此可適用多種工作報告管理,並能透過管理選單,可針對帳號與權限作設定,相當實用。

在設計報告格式時,我們可以自行新增或變更欄位名稱,或是任意移動順序,便於使用者依循輸入,更方便的是,還可以建立單選按鈕、下拉按鈕與核取方塊,自訂彈性高,讓使用者在撰寫報告時可以更方便。若日後改版,叡揚能多提供一些報告範本,讓使用者可以參考,也不錯。

另一方面,當使用者在撰寫報告時,這個系統其實也支援檔案上傳、自動儲存等功能。但要注意的是,雖然在編輯報告時可將檔案附帶進去,但以個人版而言,這套服務提供的儲存空間太小,這相對也大幅限制了上傳資料的多樣性,若想省著用,報告檔仍以文字內容保存為佳。此外,在愛報告App中已經運用自動儲存機制,能幫助使用者繼續完成寫到一半的報告,但這個功能在網頁版尚未提供。

在這個報告平臺上也有使用者多人協同互動的作用。舉例來說,我們可以制訂這份報告的閱讀、修改權限,你也可以在他人報告下留言討論,當有報告異動、或有人在自己的報告中留言討論時,可以電子郵件通知。此外,轉寄功能也算方便,當我們完成報告後,可以勾選報告中的欄位以篩選內容,然後直接轉寄。

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可留言討論、轉寄與貼標籤,並備份不同版本針對報告的管理,使用者可以建立內容的瀏覽權限,只允許特定人士留言討論、轉寄、貼標籤,以便組織成員討論與溝通,相當實用。愛報告的後臺並具有版本控制的機制,每次修改報告內容時,系統將會自動記錄並完全保存備份。

此外,愛報告並具有報告版本控管的機制,在每次修改報告內容時,系統將會自動記錄並保存備份,未來如有追蹤需要,可以有清楚的脈絡。

若是使用者未來不續租,原廠也表示,系統在一個月內會保留資料,讓使用者可以整批匯出成Excel格式。

綜合來說,這是一個簡易型的報告管理平臺,對個別使用者而言,簡單易用且便利,但從管理者的面向來看,這個平臺提供的管控性較少,需要使用者能自發管理。尤其是要應用在定期的工作報告項目時,如果能夠提供一些管理分析功能將會更好,像是能夠制訂報告排程,通知使用者該交報告,或是顯示未交報告狀況,查詢每月所有使用者的報告提交狀態。

報告管理是門學問,管理者也不希望員工把時間都花在寫工作報告上,同時又希望能藉由工作報告,提升組織成員對於資訊的掌控。對中小型企業而言,常見的狀況是採用電子郵件等方式交工作報告,而這個平臺提供使用者一個簡易的報告記錄專屬介面,並能夠方便地從不同平臺上登入撰寫與檢視,以吸引使用者使用,算是不錯。文⊙羅正漢

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