什麼是雲端人資系統?對於企業有哪些好處?
企業為了因應COVID-19疫情,實施遠距上班或分流上班,降低與人接觸的風險,加上防疫相關勞動權益的法規新增,像是居家檢疫假、疫苗接種假的規範等,而這些變動對於HR(人資)來說,勢必要有對應的管理辦法,因此企業開始選擇採用雲端人資系統,以便在第一時間透過系統做出薪資差勤的管理調整。
企業為了因應COVID-19疫情,實施遠距上班或分流上班,降低與人接觸的風險,加上防疫相關勞動權益的法規新增,像是居家檢疫假、疫苗接種假的規範等,而這些變動對於HR(人資)來說,勢必要有對應的管理辦法,因此企業開始選擇採用雲端人資系統,以便在第一時間透過系統做出薪資差勤的管理調整。
企業為了因應COVID-19疫情,實施遠距上班或分流上班,降低與人接觸的風險,加上防疫相關勞動權益的法規新增,像是居家檢疫假、疫苗接種假的規範等,而這些變動對於HR(人資)來說,勢必要有對應的管理辦法,因此企業開始選擇採用雲端人資系統,以便在第一時間透過系統做出薪資差勤的管理調整。以出勤打卡為例,若員工能透過手機遠端打卡,人資更可直接在系統上管理出缺勤記錄,方便又省時,所以近半年來,LINE 行動打卡功能的搜尋熱度居高不下,也是Vital HCM雲端人資系統的特色功能之一。
企業HR的負責所有員工的薪資差勤管理,常要跟緊勞動法規變動,加上勞健保的規範很嚴謹,若薪資與實際不符,將會影響勞工權益和衍伸刑責,需要藉由系統設定相關需求,但是許多中小企業,其實是很難自行開發這麼複雜的系統,還要負擔高昂的建置與維護成本,所以雲端人資系統成為首選的解決方案。Vital HCM雲端服務的好處就是可即時更新系統,也是軟體即服務(SaaS)的特性, 除了無需手動安裝,使用端甚至不需瞭解 IT 基礎設施的細節、等待IT人員處理作業,就能自行完成系統設定上的需求更新,將大幅降低企業在 IT 服務的管理與維護成本,而軟體在雲端集中管理,版本的迭代還可以更快速的進行。
中小企業常面臨到的問題
中小企業在使用人力資源系統上常遇到的問題包括:
- 沒有專屬的資訊人員維護系統
- 資訊硬體設備在添購經費上相較不足
- 法令變化快,需要快速適應法令制度,處理勞基法、勞健保、勞退、二代健保以及所得扣繳申報等相關作業
- 需要專業人資系統,來因應企業管理規則,提供出勤管理及計薪作業
大部份中小企業HR 是自行使用Excel來計算薪資、管理員工出勤狀況,全部單純人工作業,相對應有以下風險:
- 法令更動快,Excel要調整公式,沒改好薪水就會算錯了
- 人工計薪很耗時間、而且非常容易算錯
- 員工變多了,Excel計算反而變成人資的工作負擔
- 再加上員工每日出缺勤異常核對,都是非常花費HR人力
因此 HR 需要一套專業且彈性大的人力資源管理系統, 叡揚資訊Vital HCM雲端人力資源管理系統,不僅把合規性都處理好了,也陸續與各家銀行合作(永豐銀行、兆豐銀行、中國信託等),聯手推動「Fintech雲端企業整合服務」,進階提供企業財務營運上更多元的數位服務。
雲端人力資源管理系統 Vital HCM
Vital HCM 以組織及人事異動為基礎,完整記錄所有歷程,據此發展包括:薪資保險管理模組、差勤管理模組。
線上差勤表單申請及簽核,支援多種簽到打卡方式,包含直接透過手機在LINE行動打卡,並以響應式的 UI 設計,可透過多種裝置進行系統操作,提供企業員工及主管自助服務平台,掌握即時出缺勤動態,並透過各種提醒,協助處理日常大小事。
高度彈性的參數化設定以及計薪公式,利用引導式的作業流程,不用硬記操作方法,易學易用,讓人資夥伴更能專注在企業人力資本的提升、提高生產效率與品質,增強員工認同感降低流動率。
在勞工意識抬頭的年代,因應日新月異的勞基法規,即時更新服務支援,免除系統老舊沒人維護的困擾,適用於各產業類別及中小微型企業使用,是人資夥伴的強力後盾。
Vital HCM 自助服務平台
Vital HCM雲端人資系統提供兩種介面:主管桌面以及員工桌面,主管可透過自助服務平台,即時掌握同仁出勤缺狀況,快速取得同仁近期排班、加班、請假的情形,了解同仁休假與未休假比例等資訊,精準反映部門人力成本,有效掌控人力、做即時調度的決策。
而同仁透過自助服務平台,也可以快速處理出缺勤異常,舉凡:遲到要請假、超時要加班等,各種資訊與後續的處理,都能在Vital HCM的入口網頁迅速操作,對於自己的已請假天數及剩餘可休天數,也有詳盡的圖形化資訊,一目瞭然。
請假、加班,是日常作業的一環,Vital HCM雲端人資系統提供簡易的操作介面,依據員工每天不同的上下班時間,如:四班二輪、跨夜班,自動帶出對應的資料,減少輸入步驟,加快申請速度,此外,還可以使用各種裝置,隨時隨地提出申請、批核表單,所有自己的待辦、批核中的表單都可在系統介面上一清二楚,快速又方便。
介面彈性設計、流程引導 快速上手不易遺忘
Vital HCM雲端人資系統透過彈性設計,因應不同的規則與發薪週期,設定計算公式,結合出缺勤,自動計算請假扣薪與加班費依勞健保異動,自動計算保費及申報,每月薪資只須依引導流程,便可快速完成計薪與發放,完全不用擔心系統不會用,不用煩惱會忘記計薪步驟,只要跟著引導走就能輕鬆搞定。
在計薪過程中,提供各式薪資報表,協助發放前後的核對與統計,支援多種銀行媒體格式,不須編輯直接上傳,在發薪日員工便可以自行查詢薪資單。
輕鬆導入即刻上手
導入Vital HCM系統時會由顧問協助初期薪資和差勤的相關設定及首次薪資驗證,日後就可透過系統進行日常及年度作業,如果使用上遇到問題,還有線上客服可以即時提供回覆。
中小企業IT資源不足,免建置、有專業導入顧問輔導的叡揚 Vital HCM 雲端人資系統,可以快速上手是企業的首選,規模從數十人到數百人以上,在不同的企業規模下,對於人才的管理需求,以及人資法規的符規要求,都有不同的期望,集合各行各業使用經驗所產生的最佳作業流程(best practice),可以提供給企業主做經驗的交流,和企業共同成長創造雙贏。