從傳統 OCR 到 AI 語意理解：Vital CRM App 如何強化多語系名片辨識？

海外參展、跨國客戶拜訪與商務交流日益頻繁，業務人員經常需要在短時間內處理大量不同語言及版型的名片。真正的挑戰不只是「收到名片」，而是如何快速將姓名、公司、職稱與聯絡方式整理成可持續追蹤的客戶資料。

若仍依靠人工逐筆輸入，不僅耗費時間，也可能因語言、排版或輸入錯誤，影響後續聯繫效率。為改善這項高頻卻繁瑣的工作，叡揚資訊近期升級 Vital CRM 客戶關係管理系統的行動 App，在既有名片辨識功能中加入 AI 影像文字辨識與大型語言模型（LLM）語意理解技術，強化多語系名片的辨識表現與欄位判斷能力。

業務人員只要透過手機拍攝名片，即可快速將聯絡資訊轉換為 CRM 客戶資料，減少人工輸入與整理時間，並更快展開後續客戶聯繫及商機推進。

一、為什麼多語系名片容易成為跨國業務的資料瓶頸？

一場海外展覽或大型商務活動中，業務人員可能在一天內交換數十張名片。名片上除了姓名與聯絡方式，也可能同時包含公司、部門、職稱、總機、分機及不同地區的地址；不同國家的名片設計方式也不相同，有些採直式排版，有些同時混合兩種語言，資訊位置並不固定。

當名片未能即時完成數位建檔，後續常見的問題包括：

• 名片累積到展後才集中輸入，錯過最佳聯繫時間。
• 難以快速判斷外文姓名、公司或職稱，增加校對與歸檔時間。
• 聯絡資料留在個別業務手中，團隊難以共享及接續追蹤。
• 名片雖已掃描，資料卻未進入 CRM，仍與客戶管理及商機流程脫節。

二、傳統 OCR 可以讀出文字，為什麼名片欄位仍可能出錯？

傳統光學字元辨識（OCR）主要用來擷取圖片中的文字，但名片辨識不只需要「把字讀出來」，還要進一步理解每一段文字所代表的意義。例如，名片上可能同時出現公司名稱、部門、職稱、姓名、總機、手機、電子郵件與地址。即使 OCR 已成功辨識文字，系統仍需要判斷哪些內容屬於姓名、公司、職稱或聯絡方式，並將資訊放入正確欄位。

此外，部分傳統 OCR 方案若要擴充不同語言的辨識能力，可能需要另外加購或設定相應的語系套件，增加導入成本與管理複雜度；面對混合語言、直式名片或特殊版型時，也較容易出現文字無法辨識或欄位錯置的情況。

Vital CRM App 導入 AI 影像文字辨識與大型語言模型（LLM）語意理解技術後，企業無須再針對不同語言逐一加購語系套件，即可強化英文、日文、韓文、越南文、泰文等，以及雙語混排名片的辨識與欄位判斷。

三、AI 名片辨識如何運作？從文字擷取到 CRM 欄位判斷

此次 Vital CRM App 的升級，並非只增加可辨識的文字種類，而是透過 AI 影像文字辨識搭配大型語言模型的語意理解能力，協助系統根據文字內容及上下文關係，判斷不同資訊所屬的欄位。

1. 辨識名片上的文字：透過影像文字辨識技術，讀取名片中的姓名、公司、職稱、電話、電子郵件及地址等資訊。
2. 理解文字之間的關係：大型語言模型依據內容脈絡，協助判斷哪些文字屬於姓名、公司、部門、職稱或聯絡方式。
3. 轉換為 CRM 結構化資料：將辨識結果對應至 CRM 客戶資料欄位，減少業務人員重新整理及逐筆輸入的作業。

相較於只擷取文字的傳統 OCR，AI 與 LLM 的加入，讓系統能進一步處理英文、日文、韓文、越南文、泰文等，以及雙語混排及不同版型名片，提升資訊轉換成 CRM 欄位時的判斷能力。

傳統 OCR 與 AI 影像辨識結合 LLM 比較表

四、哪些 B2B 企業特別需要多語系名片辨識？

對於經常參與海外展會、代理國際品牌，或與跨國客戶往來的 B2B 企業而言，多語系名片是第一線業務常見的工作情境。

例如新能源、製造、設備代理、電子科技、貿易及專業服務等產業，業務人員可能同時接觸來自日本、美國、歐洲、韓國及其他市場的客戶。名片不只語言不同，也可能因國家、企業及設計風格而採用不同排列方式。

此時，名片管理的難點往往不只是「能不能掃描」，而是掃描後能否正確判斷姓名、公司、職稱與聯絡方式，並快速轉換為後續可以管理的客戶資料。

此次 Vital CRM App 升級特別強化英文、日文、韓文、越南文、泰文等，以及雙語混排、不同版型名片的辨識與欄位判斷。對經常進行跨國業務開發的團隊而言，可減少參展或拜訪後集中整理名片的負擔，讓取得的聯絡資訊更快進入後續業務流程。

五、名片辨識的價值，不只是在手機裡留下聯絡人

如果掃描後的名片資料只停留在手機通訊錄，仍容易與後續業務流程脫節。將資料直接建立於 CRM，才能讓一次接觸逐步轉化為可管理、可追蹤的客戶資訊。

例如，業務人員可以在參展或拜訪時完成名片建檔，再持續銜接：

• 客戶與聯絡人資料管理
• 拜訪及聯繫紀錄
• 後續待辦與追蹤提醒
• 潛在商機建立與進度管理
• 團隊內部客戶資訊共享

從 Vital CRM 過往公開客戶案例來看，已有業務團隊透過 App 快速完成上百張名片的掃描建檔；也有企業結合行動 App、名片辨識與即時客戶資訊記錄等應用，導入後整體業務執行效率提升 20%。

因此，名片辨識並不是獨立存在的小工具，而是客戶資料進入 CRM 流程的第一個入口。資訊越早完成建檔，業務團隊就越能即時展開後續聯繫，降低名片遺失、忘記追蹤或資料分散的情況。

六、海外參展與客戶拜訪，AI 名片辨識可以怎麼用？

海外展覽現場

業務人員可在交換名片後先完成掃描，減少展後面對大量名片、需要集中整理及輸入的負擔。

跨國客戶拜訪

遇到英文、日文、韓文、越南文、泰文等，或雙語名片時，可透過 AI 協助辨識及判斷欄位，加快客戶資料建立。

多人共同開發客戶

名片資料進入 CRM 後，可依照企業既有管理方式，由團隊持續記錄聯繫過程，避免重要客戶資訊只保留在個別業務手中。

參展後續商機追蹤

完成名片建檔後，即可延伸記錄客戶需求、聯繫進度與潛在商機，讓展覽蒐集到的人脈更快進入後續業務流程。

七、如何提升名片掃描與辨識效果？

AI 可以減少名片輸入與欄位整理時間，但拍攝品質仍會影響辨識結果。實際使用時可留意以下幾點：

• 在光線充足的環境下拍攝，避免陰影遮住文字。
• 將名片放平並完整入鏡，避免傾斜、彎曲或裁切。
• 注意亮面名片的反光，必要時調整手機角度。
• 建檔後確認姓名、電話與電子郵件等重要資訊，再展開後續聯繫。

八、AI 實用化：讓手機成為業務隨身「商機助手」

AI 導入企業軟體的價值，不一定要從複雜的大型應用開始，也可以先改善業務人員每天反覆執行的工作。

此次加入 AI 影像文字辨識與 LLM 語意理解，是 Vital CRM 持續強化 AI 與行動應用的一環。從名片建檔、客戶資料管理，到後續拜訪紀錄及商機追蹤，讓第一線取得的資訊更快進入業務流程，也讓手機成為業務外出拜訪、參展及開發客戶時的隨身「商機助手」。

常見問題 FAQ

1. AI 名片辨識是什麼？

AI 名片辨識透過影像文字辨識讀取名片內容，再利用大型語言模型的語意理解能力，協助判斷姓名、公司、職稱、電話、電子郵件與地址等欄位。

2. AI 名片辨識和傳統 OCR 有什麼不同？

傳統 OCR 主要擷取圖片中的文字；AI 結合 LLM 後，還能依據文字內容與上下文關係協助判斷欄位，較適合處理多語系、雙語混排及不同版型名片。

3. Vital CRM App 可辨識哪些語言的名片？

此次升級著重強化多語系名片辨識，包括英文、日文、韓文、越南文、泰文等，以及雙語混排與不同版型名片的資訊判斷，協助業務將辨識結果轉換為 CRM 客戶資料。

4. 哪些企業適合使用 AI 名片辨識？

經常參與海外展會、代理國際品牌、拜訪跨國客戶，或業務人員需要大量交換名片的 B2B 企業，都可能有多語系名片整理與快速建檔的需求。

5. 為什麼要把名片資料建立在 CRM，而不是只存在手機？

名片資料進入 CRM 後，才能由團隊持續記錄客戶聯繫、安排待辦、建立潛在商機並追蹤進度，讓一次交換名片真正銜接後續業務流程。

6. Vital CRM App 可以單獨使用嗎？

Vital CRM App 需搭配 Vital CRM 客戶關係管理網頁版使用；單獨安裝 App 無法啟用完整的 CRM 功能。

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Vital CRM App 同時提供 iOS 與 Android 版本。下載 App 後，需搭配 Vital CRM 客戶關係管理網頁版使用。

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