一分鐘看問題

一分鐘看問題

  • 服務範圍幅員遼闊,橫跨台東與屏東,公文傳送效率差,檔案管理難追蹤。
  • 公部門電子系統往返程序扁平化,缺乏組織內部分工管理。

產出效益

  • 原本紙本公文等待簽核與指令,至少需要一週時間,在有了公文電子系統之後,只要5分鐘就能快速解決,節省等待時間,讓工作執行更有效率。
  • 主管用手機就能簽核公文,打破辦公場域限制。
  • 檔案管理更清晰,可以即時掌握各個業務計畫承辦人。
  • 不只解決公部門公文往返,還能同時處理內部採購、管理簽核等業務,方便內部組織管理。
  • 公文電子系統介面設計簡單易懂,讓中高齡工作人員也能輕鬆操作。

光是大武與達仁兩鄉的總面積就比台北市還要大,部落之間的往返車程至少30分鐘以上,協會照顧服務對象從幼童到老人,同時也因應偏遠的地理條件,推動各項計畫,像是提供智慧醫療車,負責接送孩子上學、長者的就醫及滿足在地市區採買的需求等...

大家有聽過「超人醫師」徐超斌的故事嗎?多年來,他不斷發起興建南迴醫院,希望補足偏鄉醫療的最後一哩路,同時也在十年前,創立社團法人臺東縣南迴健康促進關懷服務協會,號召在地人士與有志青年加入,服務面向從原鄉孩童的課後輔導、到老人長期照顧,甚至近年來協會還附設經營社會企業「捌個零」,利用地方優勢,扶持在地小農,希望吸引更多青年返鄉服務。為了向「超人醫師」對南迴的付出致意,在協會前理事長潘美緣的牽線下,使用叡揚資訊雲端公文管理系統,盼透過資訊軟體能實際幫助偏鄉服務的需要。

打開台灣地圖看看南迴公路的範圍,從台東市以南到屏東縣枋山鄉,全長超過 100公里。看到這裡,還是無法感受協會的服務有多偏遠嗎?「我們服務的區域,主要在台東縣大武鄉與達仁鄉,是台灣比較角落又偏遠的地帶,甚至火車也是到了最近才開始電氣化。」臺東縣南迴健康促進關懷服務協會總幹事張小雲如此形容。

光是大武與達仁兩鄉的總面積就比台北市還要大,部落之間的往返車程至少 30 分鐘以上,協會照顧服務對象從幼童到老人,同時也因應偏遠的地理條件,推動各項計畫,像是提供智慧醫療車,負責接送孩子上學、長者的就醫及滿足在地市區採買的需求等;並推動《愛在南迴獎助學金》獎助計畫,減輕就學的經濟壓力,鼓勵孩童持續學習。

除此之外,協會還有許多服務計畫與政府單位密切合作,包括:原住民族委員會的文化健康站、衛福部的社區關懷據點、勞動部的多元就業開發方案等,這些都仰賴正式公文來做傳達與交流。

活動照片 v2

公文管理系統不只是傳達,也是內部管理的高效利器

張小雲總幹事說,過去十年來,協會習慣以紙本方式傳遞公文,但因為工作人員散居在各個偏鄉部落,公文在傳遞過程中會因為距離遙遠導致公文延宕,嚴重時更容易發生公文遺失或是不知去向,導致公文超過期限,也讓負責檔案管理的人,難以追蹤歸檔。

儘管近年來,政府積極推動電子公文交換服務供各單位申請使用,「但政府的系統大多只針對公部門的公文往返程序,但除了公文往返之外,我們協會光是工作人員就有 90 多位,在內部簽核上,在執行計畫中,還包含了申請經費、採購等,不同的分工都有一個行政程序要走,導致大家的效率很差,甚至有時已經核准的資料,再回去做查詢的時候就發現遺失了。」

叡揚雲端電子公文不只同步與政府電子交換,也強化公文管理追蹤能力,透過即時線上辦公,也能讓管理者少了地域限制,同時還能幫助內部文書處理與溝通,大大提高業務的效能與品質。

介面設計簡單易懂,中高齡服務者也能輕鬆操作

要改掉過去習慣的紙本公文,轉為雲端電子公文,協會初期也遇到了一些挑戰。張小雲總幹事表示,因為服務人員很多都是中高齡就業者,剛開始接觸電子科技時,會因為恐懼而排斥,但幸好負責的行政人員協助大家熟悉,加上實際操作介面簡單易懂,大家也慢慢地上手了。

張小雲總幹事笑說,「在使用叡揚雲端電子公文系統前,公文很常壓在主管桌上一個禮拜,現在有了系統後,5 分鐘之內就可以做完!」把過去因等待簽核與指令所浪費的大量時間,如今都能專心投入在部落偏鄉的服務上了。

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