使用服務 Vital Finance
比電子發票還容易上手的 Vital Finance ,助內科協會輕鬆打造雲端工作環境
吳雲瑞 台北內湖科技園區發展協會 祕書長

吳雲瑞指出,2021年中旬,全台進入三級警戒,許多企業改採居家辦公或分流工作的模式,而內科協會當時大部份的工作都能遠距處理,唯有財會作業必須進辦公室才能處理,導入雲端服務,讓財會人員也能遠距辦公,成為內科協會當時最重要的課題。

- 吳雲瑞 台北內湖科技園區發展協會 祕書長

吳雲瑞指出,2021年中旬,全台進入三級警戒,許多企業改採居家辦公或分流工作的模式,而內科協會當時大部份的工作都能遠距處理,唯有財會作業必須進辦公室才能處理,導入雲端服務,讓財會人員也能遠距辦公,成為內科協會當時最重要的課題。

- 吳雲瑞 台北內湖科技園區發展協會 祕書長

一分鐘看問題

  • ● 2021年三級警戒防疫期間,內科協會大部份的工作都能遠距處理,但財會作業還是必須進辦公室才能處理
  • ● 單機版財會系統,只要電腦故障,就得重灌一次軟體,還有停電也會影響使用、延誤作業
  • ● 以往需要耗時耗力自行編製二種格式的損益表

產出效益

  • ● 導入Vital Finance讓財會人員也能遠距辦公
  • ● 應用雲端服務解決單機版系統的問題,並且省下很多時間,有更多心力去處理其他業務
  • ● Vital Finance 提供進階的報表設定功能,可自動產出一份囊括所有收入和支出的損益表,以及稅務申報用的損益表

「在一開始試用叡揚資訊 Vital Finance 雲端會計總帳模組時,我就覺得很容易操作,正式導入後,偶爾遇到一些不理解的地方,客服人員也很有耐心地一一協助解答」社團法人台北內湖科技園區發展協會(以下簡稱內科協會)會計梅淑娜說,這種有別於過往其他系統的學習經驗,令她感到相當意外,藉由 Vital Finance 簡單又直覺的使用介面,讓梅淑娜很快就習慣了新的系統,還能藉由 Vital Finance 省下很多時間,有更多心力去處理其他業務。

內科協會化身產業領頭羊,積極推動數位轉型

科技產業是台灣經濟能夠不斷成長的重要關鍵,而成立於2001年的內湖科技園區,則是台灣科技產業的金雞母和人才搖籃。擁有6千多家廠商、21萬員工,是個人才匯集的大職場。

內科協會祕書長吳雲瑞說「為了幫助園區廠商立足台灣、放眼國際市場,協會自成立以來,一直致力於連結園區廠商間感情及促成合作及成長」,在內湖科技園區逐步壯大規模的路上,內科協會扮演了重要的角色。

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在內湖科技園區逐步壯大規模的路上,內科協會扮演了重要的角色。(圖為 台北內湖科技園區發展協會 祕書長吳雲瑞 )

只不過,隨著企業會員數不斷成長、會務工作也越來越繁重,在人力有限的情況下,內科協會開始推動數位轉型,希望能提昇作業效率。首先在對外溝通上,採取「科技優先」的策略,像是運用電子書製作各種宣傳刊物,如:會刊、理監事選舉的選舉公報、會員名錄等。在內部作業上,則積極擁抱雲端服務。

ntpda 2在人力有限的情況下,內科協會開始推動數位轉型,希望能提昇作業效率。

吳雲瑞指出,2021年中旬,全台進入三級警戒,許多企業改採居家辦公或分流工作的模式,而內科協會當時大部份的工作都能遠距處理,唯有財會作業必須進辦公室才能處理,導入雲端服務,讓財會人員也能遠距辦公,成為內科協會當時最重要的課題。

使用介面簡單又直覺  幫助財會人員無痛轉換新系統

在多方評估後,內科協會最終決定導入叡揚資訊 Vital Finance 雲端會計總帳模組,「因為叡揚資訊不但經驗豐富、專業、還有試用版,讓我們在正式導入前就可以先行摸索系統功能,」吳雲瑞說。

不過,梅淑娜卻說,「其實,我一開始有點抗拒使用新系統,」因為梅淑娜身兼多職、工作繁重,要在工作中抽出時間學習,本就不容易,又覺得自己年紀大,學習速度慢,擔心會影響工作進度。

梅淑娜進一步提及之前學習使用電子發票平台的經驗。當時,她不僅打了幾百通詢問電話,還要把步驟一步一步詳細記錄在筆記本上,每一次使用都要對照著操作,直到數月之後才熟能生巧。

那次的經驗讓梅淑娜對於要轉換新系統感到莫名憂心,也讓她誤以為導入 Vital Finance ,意味著又要再次花上數月的時間去學習,沒想到實際導入之後,才發現原本的擔心是多餘的。憑藉著 Vital Finance 簡單友善的操作介面及完善客戶服務,讓梅淑娜能夠輕鬆上手,無痛轉移工作模式。

最令梅淑娜感到有幫助的是, Vital Finance 可以自動產出二種格式的損益表。因為內科協會有申請統一發票,所以有開立發票的收入就需要申報所得稅,而  Vital Finance 提供進階的報表設定功能,可以產出一份囊括所有收入和支出的損益表,供理監事開會使用,另一份稅務申報用的損益表,以便進行申報作業,不用再像以往耗時耗力得自行編製第二張報表。

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由左至右為:叡揚資訊財會軟體產品經理 徐瑞元、台北內湖科技園區發展協會 祕書長吳雲瑞、會計梅淑娜,於內科協會的合影。

雲端服務提高便利性,打造高彈性作業環境

吳雲瑞指出,在 Vital Finance 之前,內科協會原本使用的是單機版財會系統,相較於人工記帳的方式,雖然方便許多,但只要電腦故障,就得重灌一次軟體,還有停電、也會影響使用,最重要的是不能遠距工作,如今導入 Vital Finance 後,不但解決單機版系統遇到的問題,更能跟上現今重視工作彈性的趨勢。

未來,吳雲瑞希望能引進更多科技工具,如:在舉辦各類活動時,以電子報到取代人工報到程序,又或是導入電子投票機制進行理監事選舉等,在加深數位化程度的同時,也能發揮很好的示範作用,吸引會員跟進,「公協會推動數位轉型,不只為了提昇作業效率,更要扮演好領頭羊角色,才能帶動會員企業積極擁抱數位轉型趨勢,運用數位工具提升競爭力,」吳雲瑞最後語氣肯定地說。

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