使用服務 Vital BizForm Vital Knowledge Vital OD

捷正物業導入 Vital 雲端服務三大解方全面優化文管流程,高效管理多據點

陳淑惠 捷正物業服務管理公司 財管處經理

「客戶在哪裡,捷正物業的服務人員就要在那裡。」捷正物業服務管理公司財管處經理陳淑惠表示,物管服務的特性就是要跟著客戶而移動,為強化多據點管理效率、優化文管作業,捷正物業啟動數位轉型三部曲,希望以數位科技取代人力紙本作業。

- 陳淑惠 捷正物業服務管理公司 財管處經理

「客戶在哪裡,捷正物業的服務人員就要在那裡。」捷正物業服務管理公司財管處經理陳淑惠表示,物管服務的特性就是要跟著客戶而移動,為強化多據點管理效率、優化文管作業,捷正物業啟動數位轉型三部曲,希望以數位科技取代人力紙本作業。

- 陳淑惠 捷正物業服務管理公司 財管處經理

一分鐘看問題

  • .公司紙本表單種類繁多,對於主要負責文件管理的同仁來說,作業負擔大、查找不易耗時費力
  • .紙本公文在遞交過程中易有遺失風險、難以掌握目前處理進度,且沒有效率
  • .各項合約專案查找不易,無法區分各部門查看權限有資安疑慮

產出效益

  • .運用 Vital BizForm 線上簽核和管理公司表單,包括利潤分析表、用印申請單、工作證明申請單、教育訓練等人事行政類表單,操作方便可以快速設計不同表單、查找和管理
  • .導入公文系統 Vital OD 後,將公文作業流程數位化,不必擔心公文遺失,更可以線上即時查詢公文處理進度,避免耽誤時程
  • .Vital Knowledge 快速精準的全文檢索以及權限區分管控功能,大幅縮短合約查找時間,並且方便管理合約、強化資安

隨著生活型態改變,物業管理的市場需求日益成長,早在 20 幾年前就看準此趨勢的東元集團,憑藉自身在機電整合的經驗與專業能力而成立捷正物業服務管理公司(以下簡稱捷正物業),專注服務有大廈管理維護需求的企業和園區,多年來隨著營運規模成長,捷正物業的據點越來越多、範圍也越來越廣,為克服多據點管理的挑戰,導入叡揚資訊三大 Vital 雲端服務,包括智慧表單系統 Vital BizForm、公文管理系統 Vital OD 及協同知識管理系統Vital Knowledge,全面優化行政文管流程與提升營運效率。


多據點服務,形成管理上的挑戰
「客戶在哪裡,捷正物業的服務人員就要在那裡。」捷正物業服務管理公司財管處經理陳淑惠表示,物管服務的特性就是要跟著客戶而移動,因此,捷正物業300多名員工皆散佈在全台灣各地,只有 20 幾人待在總公司,過往所有行政文書作業皆為紙本,各地服務人員只能透過本人親送或郵寄的方式,與總公司保持聯繫,不只沒有效率、缺乏時效性也很不方便,尤其是對於主要負責所有文件管理的同仁來說,作業負擔大且耗時費力。

因此為強化多據點管理效率、優化文管作業,捷正物業啟動數位轉型三部曲,希望以數位科技取代人力紙本作業。
捷正物業 電子簽核 公文系統 知識管理 1
捷正物業服務管理公司財管處經理陳淑惠表示,希望以數位科技取代人力紙本作業,強化多據點管理效率


數位轉型三部曲:全面優化行政文書作業流程
在第一部曲,捷正物業運用 Vital BizForm 推動表單電子化。Vital BizForm 操作簡單,只要滑鼠拖曳幾下,就可以完成表單設計,「整個流程就好像用筆直接在紙上畫一樣,非常簡單好上手。」陳淑惠強調,再加上功能豐富,不只可以匯整文字,還有計算功能可統計數據,使得捷正物業很方便使用於製作各種不同表單。目前包括利潤分析表、用印申請單、工作證明申請單、教育訓練等人事行政類表單,皆透過 Vital BizForm 進行填寫、線上電子簽核與歸檔管理,後續線上查找支援附件內文搜尋,免去實體紙張留存於倉庫查找的困難。

進入第二部曲,捷正物業透過 Vital OD 進行公文電子化。過往紙本作業年代,公文在遞交過程中容易有遺失風險、難以掌握目前處理進度,且沒有效率,位在台北的服務人員必須抽空回總公司遞交公文,而台北以外的服務人員只能郵寄處理,常常要花上好幾天的時間才能完成公文流程。

如今透過 Vital OD 可以有效解決紙本公文的種種問題,確保公文傳輸時效性。陳淑惠分享導入 Vital OD 的 2 大效益,一來不必擔心公文遺失,二來可以即時查詢公文進度,清楚知道目前簽核到哪一個關卡,還能設定提醒通知,確保具時效性的公文不會因為人為疏忽而耽誤到時程。此外,還有系統的自行編碼原則,因為有時候起單者與後續管理的人不同,有了系統的編碼原則可以更方便查找,Vital OD 讓捷正物業在管理公文上更方便。

來到第三部曲,捷正物業運用 Vital Knowledge 存放各個專案的相關文件,如:合約等,提高文件管理與查找的效率。因應工作需求,捷正物業專案同仁經常需要調閱歷史合約,過去,文管人員將合約掃描成電子檔並存放在公共網路空間,但是電子檔的查找很花時間,使用者必須清楚知道年份、具體內容才能順利找到所需資料。

在導入 Vital Knowledge 存放與管理專案文件後,借助 Vital Knowledge 強大的智慧搜尋功能,使用者即便不清楚合約的年份或內容,只要輸入關鍵字就可以快速精準的全文檢索,因為搜尋引擎支援 Office、ODF 格式、PDF 檔內文檢索,對合約的管理、查找幫助很大,而且還可以區分管控各專案主管的合約專案權限,強化資訊安全。


叡揚資訊 2 大特色:更新速度快、彈性大
叡揚資訊Vital雲端服務解決方案所具備更新速度快及彈性大 2 大特色,使其能夠滿足捷正物業大部份的使用需求,也是捷正物業數位轉型展現高成效的關鍵。

捷正物業 電子簽核 公文系統 知識管理 2
捷正物業攜手叡揚資訊推動數位轉型三部曲,以 Vital 雲端服務全面優化行政文書作業流程。(捷正物業財管處經理陳淑惠(中)、專員謝榮恩(左二)與叡揚資訊團隊合影)

在導入 Vital 雲端服務前,捷正物業曾經委外客製化開發 ERP 系統,卻面臨維運成本太高,隨著業務增加需要修改或設計新的表單或功能,需要持續投入更多費用與時間,因此在推動文書管理作業數位化時,首先考量的就是標準化解決方案,而叡揚資訊不只符合要求,且因為 Vital 雲端服務採取敏捷式開發,持續根據客戶回饋,研發更新功能,加上系統設計彈性大可隨時根據公司業務增長需求,自行設計表單、流程,系統功能相當完整,即便不是客製化開發,也能滿足捷正物業大部份的使用需求。

更重要的是,Vital 雲端服務不只滿足現在的需求,更替捷正物業及所有企業客戶考量到未來的使用需求。陳淑惠舉例指出,Vital OD 可以與政府電子公文交換平台同步,這是許多電子公文系統還沒有的功能,雖然目前電子公文交換平台的使用者大多為公部門,但隨著政府積極推動,相信未來會有越來越多企業加入使用行列,而 Vital OD 讓捷正物業可以及早做好準備,趁著數位轉型機會,幫助改變使用習慣,不必屆時再來重新適應。又或者是 Vital BizForm 新推出的問卷回填功能,立刻就想到可以應用在內部辦活動時的問卷調查,讓福委會快速回收問卷、統計結果,節省許多時間,非常期待後續效益。

未來,捷正物業將持續深化與叡揚資訊的合作,發展出 Vital BizForm、Vital OD 及 Vital Knowledge 更多不同的應用,希望幫助更多同仁優化作業效率、減輕人力負擔,進而加速推動捷正物業營運成長,為客戶帶來更高品質的物管服務。


免費試用 Vital OD 公文管理 30 天 >> https://www.gsscloud.com/tw/vital-od
免費試用 Vital BizForm 智慧表單 30 天 >> https://www.gsscloud.com/tw/vital-bizform
免費試用 Vital Knowledge 協同知識管理 30 天 >> https://www.gsscloud.com/tw/vital-knowledge

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