用 Vital Knowledge 彎道超車，慶霖智權 CLTIP 透過知識管理縮小經驗差距

這是一個彎道超車的故事，而科技則是創造超車機會的關鍵。成軍約 4 年的慶霖智權 CLTIP 科技公司，透過叡揚資訊協同知識管理系統 Vital Knowledge 及其他數位工具，建立同仁敏捷應對市場的能力，縮減與資深同行的經驗差距，成功在重視經驗的智慧財產權產業裡開拓新局面。


慶霖智權 CLTIP 董事總經理袁耀慶認為在公司發展過程中，數位化與知識管理是相當重要的

知識管理系統化身公司大腦，創造知識最大價值
慶霖智權 CLTIP 成立初期，專注在智權服務上，為客戶進行全球專利與商標的檢索、申請、代管與維權，使客戶能將自家研發成果和商標變得更有價值。2023年成立新品牌眾信天勤專案管理及 KASL 講堂，眾信天勤以專案管理系統之導入，協助企業建立內部標準作業程序(Standard Operation Precedure；SOP)流程、制度或組織章程，打造降本增利之基礎；KASL 講堂則致力培育青年人之四個重要能力象限(Knowledge；Attitude；Skill；Liability)之成長與培育，提供適合大學新鮮人職場技能相關之各種課程，協助其強化未來的職場競爭力。

在發展過程中，慶霖智權 CLTIP 董事總經理袁耀慶深深感受到數位化與知識管理(Knowledge management；KM)的重要性，且因應大部分同仁是遠端辦公的工作型態，需要更有效率的協作和溝通，於是於公司成立第二年便決定導入知識管理系統 Vital Knowledge，希望將同仁處理案件的過程、知識和經驗留在知識庫裡，成為公司永續經營的秘密武器。「表單和流程就像是企業的手和腳，知識庫就是公司大腦，可以為公司創造價值。」袁耀慶認為數位轉型成功的關鍵就在於優化企業營運流程，傳承知識與經驗，再搭配電子表單線上簽核節省人工反覆追蹤確認的時間，如此便能讓同仁專注在工作結果，最終核心目標就是幫助公司和同仁一起成長，體現數位轉型的價值。為了讓作業流程更加順暢高效，近期他也使用叡揚的 Vital BizForm 智慧表單，將紙本表單數位化，隨時隨地透過手機就能線上簽核文件，相當方便。

而搜尋功能是否簡易好用，是否能搜尋到關鍵資料，則是袁耀慶在評估 KM 系統解決方案的主要考量。由於慶霖智權CLTIP成立初期，曾經使用過雲端硬碟讓同仁共享知識，但同仁在搜尋時，通常只能搜到文件之名稱，無法搜到內文，使得同仁搜尋時僅能一一打開檔案，費時費力，且花費很多時間查找也不一定找得到，導致這些知識文件無法被有效利用，知識系統最後也就流於形式，無法發揮應有的價值。因此，袁耀慶最重視關鍵字搜尋功能，他希望只要輸入關鍵字，如：專利答辯、美國商標等，系統就能自動找到與之相關的所有內容，如此才能成為同仁工作時最強而有力的後盾，而 Vital Knowledge 支援正確又快速的全文檢索搭配以文找文的智能推薦，成為慶霖智權 CLTIP 的最佳選擇，隨著公司經營期間越來越長，在知識管理系統累積的知識越來越多，所能創造的價值也就越大。

知識管理應用 3 大類，加速縮小與同業的經驗差距
在導入 Vital Knowledge 後，為了提高知識利用率，慶霖智權 CLTIP 走向去紙本化，將過往記錄在文件裡的內容，改為記錄在系統中，主要分成工作流程、收發文及會議記錄三種類形。

第一是工作流程教學。慶霖智權 CLTIP 將工作流程錄製成影片，如：案件報告、財務請款等，並把影片連結放到 Vital Knowledge，同仁可選擇與自身職務內容相關的工作流程影片來學習，如此便能按照流程將資料留在知識庫裡，並且方便快速檢索。目前已累積超過 100 個流程，且還在持續增加中。

第二是收發文記錄。由於同仁在發文時不會特別留下記錄，以致於需要耗費時間多方確認曾經發過哪些公文和資料文件，現在慶霖智權 CLTIP 將所有的收發文記錄在知識管理系統中，無論是收到經濟部智慧財產局的公文，或是給客戶的請款單或證書等，日後只需用發文號或公司名稱搜尋，即可找到過去所有的互動紀錄和相關資料文件，讓這些歷程成為有價值的知識經驗。

第三是會議記錄。為了促進更多的知識共享，袁耀慶與多位業界友人合創 IP Trends Club，定期聚會討論全球智慧財產權發展趨勢與重要議題，並將相關討論內容記錄至 Vital Knowledge，分享予同仁知曉，希望透過雙向的知識交流，強化自身專業能力，加速縮小與已經營數十年資深同行間的經驗差距。

Vital雲端服務多元彈性設定，為資安把關
導入叡揚雲端知識管理系統至今3年多，袁耀慶認為，除了關鍵字搜尋外，Vital Knowledge具備嚴謹的權限控管及彈性設定，也是相當實用的功能。以權限控管為例，知識庫可以針對不同文件的設定權限，以及異常使用行為偵測，使慶霖智權 CLTIP 得以放心開設一個外部帳號，分享 IP Trends Club 的交流內容給與會同業，不必擔心他們會看到內部的知識與資料。

再以彈性為例，眾信天勤在協助客戶建立流程之後，下一步就是將流程和知識文件數位化。「Vital Knowledge 雖然是標準化軟體，在操作介面的設計上具有高度彈性，包含提供下拉式選單、點選式欄位⋯等多元選擇，可以充分滿足不同客戶的需求，達到客製化效果，這樣高性價比的優點也是許多中小企業選擇雲端服務的要素之一。」袁耀慶說。

慶霖智權 CLTIP 認為叡揚 Vital 雲端服務介面彈性、性價比高可為中小企業實現數位轉型的價值。(慶霖智權 CLTIP 董事總經理袁耀慶(中)、眾信天勤 董事總經理特助 Ray(左)、叡揚資訊 業務代表楊忠叡(右))

目前，慶霖智權 CLTIP 已經導入包含 Vital Knowledge 在內共 7 種數位工具，讓同仁不用進辦公室也能完成工作，不只展現數位轉型的真正價值，更創造企業與員工間的雙贏，未來亦將繼續深化數位化程度，借助數位科技的力量，讓慶霖智權 CLTIP 能夠持續走在智權服務的路上，從 4 歲新創企業逐步成為百年企業。

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