一分鐘看問題

一分鐘看問題

  • 廣恩體系服務據點涵蓋整個新北市及台北市,難以掌控跨據點間紙本公文時差,間接影響行政效能。
  • 紙本公文歸檔與調閱公文時查找不易,費時費力。

產出效益

  • 員工可從手機上進行公文處理,打破辦公地域限制。

  • 公文線上化即時處理,限辦公文效能佳。

  • 減少 75% 的紙本公文,也省去大量紙本歸檔保存的檔案櫃。

財團法人私立廣恩老人養護中心為全台灣第一家財團法人老人養護中心,提供以機構為中心之整合式的照顧並推動社區服務模式,自 2014 年開始導入智慧長照系統做出差異性照護,當服務據點不斷增加,範圍包括整個大台北地區後,廣恩體系針對行政管理流程開始做了轉型。過去政府機關與各據點間皆以紙本公文傳送,致使難以掌控公文處理效率,甚至發生據點間傳遞時遺失公文的問題,故導入叡揚資訊 Vital Official Document 雲端公文管理系統,透過雲端提升公文辦理效率,加速體系間重要訊息的傳遞,也簡化公文文書管理流程,提升業務處理品質。

「廣恩老人養護中心成立於民國 77 年,機構於 105 年經政府評鑑為優等,服務面涵蓋住宿型機構、社區式機構、老人公寓及居家照顧,中心以全人照顧為核心價值,以跨專業團隊合作模式運作,積極為長者提供優質照顧服務,從健康促進、延緩失能到末期照顧,並辦理科技整合創新,建構完整的服務體系。

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加速廣恩體系內據點橫向溝通,強化行政管理流程

廣恩以全人照顧為理念,隨著政府長照政策的推進,照顧模式從住宿型、社區型,再延伸至居家照顧服務,發展迄今,轄下除了位於新北市新店的住宿型機構外,同時經營新北市五股老人公寓、公共托老中心 4 間(土城、五股、瑞芳、新莊),與此同時,也在籌設臺北市2間社區型機構,此外針對居家服務,另有臺北市、新北市社區整合型服務中心及居家照顧服務中心。

順應廣恩體系逐步擴張,龐大且快速的行政作業需求也緊接而來,早期以紙本處理相關文書作業,使得工作人員照顧完個案後,還得再花一小時手寫或回到辦公室再用電腦 Key 資料,為減少人員負擔引進照護管理系統。但近幾年服務據點急速擴增且服務範圍廣泛,各據點間傳遞紙本公文耗時又耗力,甚至連主管到據點巡察時,有時候還得兼做公文快遞員。

早期公文處於紙本作業時期,有時因簽核需歷經跨區多位承辦人,往返送件途中出現公文遺失等問題,雖然發生次數不多,但只要有1件重要來文就很傷腦筋。另外,在公文歸檔及調閱時,因多年前的紙本已封箱歸檔,需耗費一定時間及人力查找資料。在與叡揚經過長時間的討論後,決定採用 Vital Official Document 雲端公文管理系統,讓繁瑣的行政作業在系統的幫助下,流程獲得簡化及效率提升。

即時線上處理,提升 90% 公文處理效能

Vital Official Document 雲端公文管理系統整合政府電子公文交換,提升了公文辦理效率,如主管機關發送重要公文便能當日收取電子公文,即時回應市府不耽誤公事,同時也幫助內部文書處理與溝通,讓承辦人可自行歸檔、調閱,省時省力。「現在我們主管可以不必在辦公室,只要看到通知就能立刻線上處理,節省下來的時間可以專心投入其他棘手的業務,讓工作變得更有彈性!」

使用 Vital Official Document 雲端公文管理系統短短的兩個月時間,就減少了 75% 的紙本公文,公文處理效能更提升到 90%;利用雲端系統的優勢,即時線上簽核、追蹤公文狀態等功能,讓主管可以掌握業務狀況,並作為未來員工考核的依據。

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逐步發展為大型化長照體系,導入公文管理系統流程再造

相比科技的快速變化,長照與醫療體系算是相對保守的產業,但如果想要走在長照產業前端,就需要系統協助流程再造,強化大型化組織營運效能。

導入 Vital Official Document 雲端公文管理系統後,深感長照機構數位轉型除了建置服務場域的智能化設備外,透過雲端公文管理系統使內部行政效率大幅增加,面對服務範圍、服務類型的多元發展下,廣恩體系有信心可以走得更長遠。

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