一分鐘看問題

一分鐘看問題

  • 台北市電腦商業同業公會承接很多計畫案,經常需要用公文與眾多廠商溝通,廠商卻不一定有電子交換,需要公文系統輔助作業。
  • 面臨組織合併, 沒有一套完善且健全的簽核公文系統來整合。

產出效益

  • 不用逐份公文蓋章、製作大宗郵件掛號清單等,減少很多人工作業的時間。

  • 導入新的公文系統,進行組織單位內部流程的改造,將行事整合一致。

  • 遠距辦公時期,也絲毫不影響公文作業。

當初 TCA 評估公文系統項目包含費用考量、便利性、可用度高不高等,過程中綜合參考資訊中心與各主管的意見,最終選定叡揚雲端公文管理系統 Vital OD,不僅因為雲端服務導入時程快、完善的公文使用介面,提供的標準化流程,適用公會的組織及業務,也支援大量發文需求,同時叡揚也是雲端服務的指標廠商,所以選擇叡揚成為合作夥伴。

台北市電腦商業同業公會(以下簡稱 TCA),是全台最大的資訊團體,也是台灣資訊產業公會與協會組織的龍頭代表之一,服務項目眾多,包含展覽聯合行銷、協助會員取得政府專案資源、籌組同業聯盟、人才培訓課程、會議場地的租借優惠,以及彙集會員建議,建言政府改善產業發展的環境與提供法律諮詢服務等等,其中一項重要業務則是專案,承接了包括工業局、商業司、中小企業處、法務部、財政部、台北市政府等等的政府專案,擁有豐富的專案經驗。

系統支援不同業務發文需求,標準化流程適用公會型組織

TCA 成立的最大宗旨就是服務會員,而由於承接很多計畫案,公文一來一往的作業量大,加上經常需要用公文與眾多廠商溝通,廠商卻不一定有電子交換,因此需要公文系統輔助作業。

專員劉依芬說明 TCA 原本的作業方式,收文由資訊中心寫的系統,以及另外發文使用衛福部提供的 WebjAgent 來處理,透過兩套系統併行進行公文電子化作業,紙本發文則由同仁自行作業,所以早期是沒有單一系統可作業的。專員謝怡文補充之前在資策會的經驗,當時因資策會人數較多,有專責的文書人員在處理公文作業,而 TCA 則會回歸到同仁各自本身,希望可以透過系統輔助減少同仁人工作業。


img_wc_1專員謝怡文說明 TCA 希望可以透過系統輔助減少同仁人工作業。


當初 TCA 評估公文系統項目包含費用考量、便利性、可用度高不高等,過程中綜合參考資訊中心與各主管的意見,最終選定叡揚雲端公文管理系統 Vital OD,不僅因為雲端服務導入時程快、完善的公文使用介面,提供的標準化流程,適用公會的組織及業務,也支援大量發文需求,同時叡揚也是雲端服務的指標廠商,所以選擇叡揚成為合作夥伴。

專員劉依芬分享導入之後的使用狀況,由於收發都是一人作業,起初使用雲端公文時,面對大量的來文,收文作業的登打非常耗時,所以過程中有與資訊中心提出需要類似 OCR 的功能,可以減少人工作業時間,叡揚提供 API 介接方式以達成使用者端需求,經過雙方討論與合作,順利完成電子來文掃描,TCA 雖然導入雲端公文系統但因叡揚提供彈性介接的方式,讓導入更順利。


img_wc_1專員劉依芬分享 TCA 雖然導入雲端公文系統但因叡揚提供彈性介接的方式,讓導入更順利。

導入過程不需一個月,遠距辦公也不影響公文作業

台北市電腦商業同業公會面臨組織合併沒有一套完善且健全的簽核公文系統來整合,叡揚了解客戶問題後,積極提供解決方案,透過彈性的系統設計讓 TCA 的簽核流程更順暢,TCA 與廠商間的大量發文作業,也在系統的輔助下,減少很多人工作業的時間,例如不用逐份公文蓋章、製作大宗郵件掛號清單等,TCA 也因導入新的公文系統,進行組織單位內部流程的改造,面對不同的組織整合後的作業流程,整個導入過程不到一個月就順利完成。叡揚的標準化流程,讓組織重新思考內部作業,將組織內行事整合一致,目前遠距辦公時期,也不會影響公文作業。

免費試用快速上手,專業顧問與客服協助排除問題

專員謝怡文提到因為 Vital OD 提供線上開通測試服務,方便使用者先試用了解系統功能,後續操作不會覺得陌生。此外,在幾個比較常用的功能中,特別提到叡揚服務讓人很滿意,並提供很多不錯的功能,像內文分散列印、套印等都非常方便,雖然中間多少還是會有適應系統的磨合期,不過使用過程中與叡揚顧問、客服進行多次的討論,逐一解決遇到的問題狀況,並且透過彈性的系統設計讓 TCA 的簽核流程更順暢,目前使用六個月已是相當熟悉,期待未來與叡揚更密切的合作,持續提升 TCA 的營運效率!

免費試用 Vital OD

相關案例

會員十倍成長 大蘋果車隊靠 Vital CRM 顧牢牢
服務業
大蘋果車隊 程計源先生以及李詠嫻小姐
會員十倍成長 大蘋果車隊靠 Vital CRM 顧牢牢

「重新建立單車的健康概念,是我們夫婦在單車推廣上的堅持。感謝 VIdegree 愛客戶 (現 Vital CRM) 團隊,讓我們只需專注在本業上,可以讓更多人享受騎單車單純的快樂。」Vital CRM 協助中年創業的 Apple 老師夫婦倆完成夢想,打造一個溫馨的單車大家族!

只有資訊化是不夠的 Vital CRM 消費分析讓服務更貼心
電子商務
達立亞有限公司 利佳運 Ken
只有資訊化是不夠的 Vital CRM 消費分析讓服務更貼心

叡揚資訊的『 Vital CRM 』成功開啟達立亞客戶行為全面雲端化的第一步,同時也成為達立亞的工作管理檢視平台!Ken 以標籤定義客戶的各種指標,再將各產品價格等資料量化,櫃姊能透過 Vital CRM 記錄每位客戶的特性、膚質、喜好等,管理者也能即時透過 Vital CRM 了解各產品銷售狀況,獲取最精確的消費紀錄,掌握消費行為並了解實際需求!

一起牽手看世界
零售買賣業
21世紀不動產 台灣暨亞太區總部 總經理 王暐傑
一起牽手看世界

一直以來 21世紀不動產的各店督導,每週定期向總部報告各店的情況,以及各項問題的排除,透過系統的文字記錄,了解每單一事件的始末,而 CRM 的特有功能可以針對個人做記事,透過與人的對話進而全盤了解現狀,對我們來說是如虎添翼的管理系統。

人才媒合、課程、產品通路一把罩 Vital CRM 協助「藥人才」平台管理精準高效
顧問服務業
藥人才 蕭藥師
人才媒合、課程、產品通路一把罩 Vital CRM 協助「藥人才」平台管理精準高...

藥人才平台除了專業人力媒合、更包含專業課程及藥局通路產品銷售,透過 Vital CRM 的導入,讓各項工作高效自動,高度使用 LINE@ 的藥人才更指出 Vital CRM 與 LINE@ 的整合相當吸引人,是 CP 值相當高的管理系統。