使用服務 Vital OD
城都顧問公司導入叡揚Vital OD輕鬆辦公文、節省75%的紙張用量
城都顧問公司 資深專員 鍾宛庭

鍾宛庭分享使用 Vital OD 公文管理系統的過程中,叡揚持續優化系統版本,客戶都可以直接線上更新,且不需另外收費是一大優點,在 2020 年 6 月時的改版,不僅介面變的更為直觀,使用的靈活度也變更高,系統自動帶出簽核人員下拉選單,可因應案件快速選擇下一關是誰,也可快速進行單位分文,收發文也都有清單可以產出,對於專案分工流程與公司組織層級不同的城都來說,非常的方便和實用。

- 城都顧問公司 資深專員 鍾宛庭

鍾宛庭分享使用 Vital OD 公文管理系統的過程中,叡揚持續優化系統版本,客戶都可以直接線上更新,且不需另外收費是一大優點,在 2020 年 6 月時的改版,不僅介面變的更為直觀,使用的靈活度也變更高,系統自動帶出簽核人員下拉選單,可因應案件快速選擇下一關是誰,也可快速進行單位分文,收發文也都有清單可以產出,對於專案分工流程與公司組織層級不同的城都來說,非常的方便和實用。

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一分鐘看問題

  • 無介接電子交換,一定要列印成紙本才能簽辦公文,增加作業時間
  • 使用excel表管理公文查找不易
  • 每月紙張用量大,佔用許多存放空間
  • 主管出差無法簽核公文、且難以追蹤進度

產出效益

  • 所有公文電子化,方便追蹤查找與歸檔管理
  • 每月節省約75%的紙張用量,落實無紙化也不佔用實體存放空間
  • 主管可即時簽核公文,不延誤作業時間

城都國際開發規劃管理顧問有限公司(以下簡稱城都),專業領域主要包括都市規劃、非都市土地開發、收益性不動產投資顧問、經營管理計畫、財務計畫、環境工程等項目,以配合國家建設、促進地方經濟發展及提昇生活環境品質為宗旨。

無介接電子交換,只能使用紙本公文簽辦,不僅追蹤查找不易,且佔用存放空間

負責協助主管收發公文的資深專員鍾宛庭說明,城都的服務對象多為政府公部門、大型公司,像是都市發展局、地政局、交通部觀光局等機關都會需要發公文,還沒有導入公文系統時,即使已有部份機關發送電子公文,也會需要印出來,也就是說所有的公文都會變成紙本上呈,行政人員依照承辦人分發,並將公文資料輸入至 excel 表做管理。之前每天大概會有十幾封、甚至到二十多封的公文數,常常消耗不少人工作業時間,而且大量累積紙本文件,佔用辦公室的儲存空間,還需要專屬的櫃子置放。

鍾宛庭補充,由於主管常有出差行程,若要簽核公文必須等候主管回到辦公室,對於有時效性的計畫案,會壓縮到審閱時間,加上有時候急著確定公文簽到哪邊了,還要一一詢問承辦單位,如果要查找公文,也只能透過翻找紙本確認,在作業上很不方便。

導入叡揚 Vital OD 公文管理系統有多利,省時、省力、省紙、省空間!

隨著公司承接的計畫案增加,公文處理頻繁,這些作業上不便的問題更加明顯,因此開始評估電子公文管理系統,一開始也是先在網路搜尋,發現叡揚的 Vital OD 公文管理系統可以直接試用,系統本身滿好用上手,此外在評估的過程中,叡揚團隊即時回應需求,有問題也會幫忙調整,加上價格合理,因此選定叡揚為合作夥伴。

因為目前最主要的公文來源為電子文,在導入 Vital OD 公文管理系統後,不同過往需要每天印出近 20 多封的紙本公文,現在只需要處理大概 5~6 封的紙本公文,將這些紙本公文上系統電子化,就可以線上簽辦,立刻大幅節省人力作業時間,甚至每月紙張節省近 75% 的用量,不僅降低支出成本、而且環保又便利!也不需要那麼多的存放位置了,辦公空間將可以做更有效的利用。

此外,現在即使主管出差在外,也可以很方便的在線上完成簽核,如果承辦人想要追蹤作業進度,直接從系統上即可一目了然簽核狀況,再也不用一關一關追查,當有需要調閱公文的時候,系統內建不同的查詢條件,可快速搜尋、直接線上檢視原始公文和修訂記錄。

公司擴大、文量增加,Vital OD 成為營運不可或缺的數位工具

在同仁適應系統方面,剛開始導入時,也是有遇到部份同仁不習慣而排斥、覺得好像變麻煩了,當時有先請叡揚客成顧問團隊來做教育訓練,並且協助整理使用情境和流程,另外公司自己也做了一份懶人包,讓新接觸系統的新人,針對城都的作業流程上的問題,也可以快速解決。

鍾宛庭分享使用 Vital OD 公文管理系統的過程中,叡揚持續優化系統版本,客戶都可以直接線上更新,且不需另外收費是一大優點,在 2020 年 6 月時的改版,不僅介面變的更為直觀,使用的靈活度也變更高,系統自動帶出簽核人員下拉選單,可因應案件快速選擇下一關是誰,也可快速進行單位分文,收發文也都有清單可以產出,對於專案分工流程與公司組織層級不同的城都來說,非常的方便和實用。


img_cltp_2隨著公司持續擴大,公文量跟著增加,Vital OD公文管理系統成為城都顧問營運不可或缺的數位工具。



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