城都顧問公司導入叡揚Vital OD輕鬆辦公文、節省75%的紙張用量

城都國際開發規劃管理顧問有限公司(以下簡稱城都)，專業領域主要包括都市規劃、非都市土地開發、收益性不動產投資顧問、經營管理計畫、財務計畫、環境工程等項目，以配合國家建設、促進地方經濟發展及提昇生活環境品質為宗旨。

無介接電子交換，只能使用紙本公文簽辦，不僅追蹤查找不易，且佔用存放空間

負責協助主管收發公文的資深專員鍾宛庭說明，城都的服務對象多為政府公部門、大型公司，像是都市發展局、地政局、交通部觀光局等機關都會需要發公文，還沒有導入公文系統時，即使已有部份機關發送電子公文，也會需要印出來，也就是說所有的公文都會變成紙本上呈，行政人員依照承辦人分發，並將公文資料輸入至 excel 表做管理。之前每天大概會有十幾封、甚至到二十多封的公文數，常常消耗不少人工作業時間，而且大量累積紙本文件，佔用辦公室的儲存空間，還需要專屬的櫃子置放。

鍾宛庭補充，由於主管常有出差行程，若要簽核公文必須等候主管回到辦公室，對於有時效性的計畫案，會壓縮到審閱時間，加上有時候急著確定公文簽到哪邊了，還要一一詢問承辦單位，如果要查找公文，也只能透過翻找紙本確認，在作業上很不方便。

導入叡揚 Vital OD 公文管理系統有多利，省時、省力、省紙、省空間！

隨著公司承接的計畫案增加，公文處理頻繁，這些作業上不便的問題更加明顯，因此開始評估電子公文管理系統，一開始也是先在網路搜尋，發現叡揚的 Vital OD 公文管理系統可以直接試用，系統本身滿好用上手，此外在評估的過程中，叡揚團隊即時回應需求，有問題也會幫忙調整，加上價格合理，因此選定叡揚為合作夥伴。

因為目前最主要的公文來源為電子文，在導入 Vital OD 公文管理系統後，不同過往需要每天印出近 20 多封的紙本公文，現在只需要處理大概 5~6 封的紙本公文，將這些紙本公文上系統電子化，就可以線上簽辦，立刻大幅節省人力作業時間，甚至每月紙張節省近 75% 的用量，不僅降低支出成本、而且環保又便利！也不需要那麼多的存放位置了，辦公空間將可以做更有效的利用。

此外，現在即使主管出差在外，也可以很方便的在線上完成簽核，如果承辦人想要追蹤作業進度，直接從系統上即可一目了然簽核狀況，再也不用一關一關追查，當有需要調閱公文的時候，系統內建不同的查詢條件，可快速搜尋、直接線上檢視原始公文和修訂記錄。

公司擴大、文量增加，Vital OD 成為營運不可或缺的數位工具

在同仁適應系統方面，剛開始導入時，也是有遇到部份同仁不習慣而排斥、覺得好像變麻煩了，當時有先請叡揚客成顧問團隊來做教育訓練，並且協助整理使用情境和流程，另外公司自己也做了一份懶人包，讓新接觸系統的新人，針對城都的作業流程上的問題，也可以快速解決。

鍾宛庭分享使用 Vital OD 公文管理系統的過程中，叡揚持續優化系統版本，客戶都可以直接線上更新，且不需另外收費是一大優點，在 2020 年 6 月時的改版，不僅介面變的更為直觀，使用的靈活度也變更高，系統自動帶出簽核人員下拉選單，可因應案件快速選擇下一關是誰，也可快速進行單位分文，收發文也都有清單可以產出，對於專案分工流程與公司組織層級不同的城都來說，非常的方便和實用。

隨著公司持續擴大，公文量跟著增加，Vital OD公文管理系統成為城都顧問營運不可或缺的數位工具。