台北市文化基金會導入Vital OD，每年省下 70% 公文遞送時間與 6 位數快遞成本

台北是一個現代與傳統交雜的城市，常常有古老建築或聚落，隱藏在繁華市景的某個角落，一如西門町的紅樓或是公館水岸旁的寶藏巖聚落，而由台北市政府成立的台北市文化基金會，正是這些古蹟得以活化、重現於民眾眼前的重要推手之一。

「除了經營管理這些由古蹟化身的藝文場館，我們也會定期舉辦藝文活動，並扶植台灣文創與影視產業的成長。」台北市文化基金會管理部行政組組長葉力銓說，目前，台北市文化基金會轄下共有11個場館及3個單位，這樣的組織架構大大影響了台北市文化基金會的公文收發作業。

台北市文化基金會經營管理藝文館所包括：松山文創園區、西門紅樓、臺北市電影主題公園、剝皮寮歷史街區、台北當代藝術館等超過10個以上的場館，此為台北偶戲館的展示空間。

原因在於，各場館和各單位散佈在台北市不同地區，只能以快遞來傳送公文，既不方便也浪費時間。也因此，台北市文化基金會決定導入叡揚資訊雲端公文管理系統Vital OD，解決紙本公文的諸多問題，不只提高公文收發效率，導入近一年也省下了高達6位數的快遞成本及70%的作業時間，更讓公文的保存與調閱變得更輕鬆簡單。

葉力銓進一步說明，紙本公文對台北市文化基金會造成的3個問題是：成本高、耗時、保存不易。

先就第一點來看，台北市文化基金會因為場館分散，只能仰賴快遞來遞送公文，相對快遞費用就是一筆不小的支出，偏偏台北市文化基金會的公文數量非常多，每年約莫有8千件左右的公文，又更加重快遞成本。

不只如此，這種以快遞來遞送公文的方式，也造成第二個問題，就是耗時。快遞人員通常每日下午2-5點間，將公文遞送到各單位與各場館，再將各單位與各場館的公文，送到台北市文化基金會，公文往返至少要2天時間才能完成，倘若遇到退件、需要重簽的情況，又要再加上2天，變成4天才能完成簽核。「不只如此，遇到重要性較高的公文，光內部簽核可能就需要1-2天時間，相對公文往返時間就會更長。」葉力銓說。

第三個問題就是保存不易。過去，台北市文化基金會在檔案櫃標註日期，以日期來歸檔紙本公文，同時也會把紙本公文掃描成電子檔，並將公文主旨和文號整理成一份Excel表格，依照公文簽號去做編號，同仁若要調閱公文，必須先從Excel表格找到編號，再去雲端硬碟搜尋資料，倘若還需要紙本公文，就要從電子檔找到公文日期，再去檔案櫃查找，整個調閱流程非常繁瑣不方便。

此外，紙本公文還有保存不易的問題，因為台北市文化基金會經營的藝文場館多數都是古蹟，環境潮溼不利於紙張保存，因此有些場館會去租借外部倉庫來存放公文，不僅多一筆成本，調閱又更不方便。

Vital OD以價格、功能和經驗三大優勢，成為最佳選擇

但在導入 Vital OD 後，上述三大問題就迎刃而解。提及當初選擇 Vital OD 的原因，葉力銓表示，Vital OD無論在價格、功能和導入經驗上都具有相對優勢，因此能從眾多系統中脫穎而出。

有別於一般企業習慣先評估地端系統，再考慮雲端平台，台北市文化基金會因為場館分散的緣故，從一開始就想要採用雲端服務，而目前市場上的電子公文系統商，有提供雲端服務的並不多，叡揚資訊便是那少數之一。再者，叡揚資訊 Vital OD 的功能完整，還能做很細緻的權限設計，符合台北市文化基金會的需求，又有協助政府部會導入的豐富經驗，成為最適合台北市文化基金會的電子公文解決方案。

只不過，台北市文化基金會的同仁因為太熟悉紙本公文作業，對於電子公文難免感到害怕與不習慣。「Vital OD是2022年1月1日正式上線，所以同仁都搶在2021年12月底發出公文，形成一波紙本公文潮，」葉力銓笑著分享當時的趣事，所幸 Vital OD 操作介面很簡單，同仁只要花一點時間稍微摸索一下就會使用，而且叡揚資訊還舉辦了4場教育課程，並針對收發室、一般使用者兩個角色去進行教育訓練，協助同仁順利轉換到電子公文作業。

「在導入 Vital OD 後，不只公文遞送時間從 2 天縮減為即時，事後的調閱查找也更方便。」葉力銓相信藉由叡揚資訊提高公文遞送效率，可以幫助同仁專注於推動台北的藝文產業，讓更多人看見台北藝術與文化之美。

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