使用服務 Vital OD

台北市文化基金會導入Vital OD,每年省下 70% 公文遞送時間與 6 位數快遞成本

葉力銓 台北市文化基金會管理部行政組組長

「在導入Vital OD後,不只公文遞送時間從2天縮減為即時,事後的調閱查找也更方便。」葉力銓相信藉由叡揚資訊提高公文遞送效率,可以幫助同仁專注於推動台北的藝文產業,讓更多人看見台北藝術與文化之美。

- 葉力銓 台北市文化基金會管理部行政組組長

「在導入Vital OD後,不只公文遞送時間從2天縮減為即時,事後的調閱查找也更方便。」葉力銓相信藉由叡揚資訊提高公文遞送效率,可以幫助同仁專注於推動台北的藝文產業,讓更多人看見台北藝術與文化之美。

- 葉力銓 台北市文化基金會管理部行政組組長

一分鐘看問題

    • .經營場館散佈在台北市不同地區,只能以快遞來傳送公文,有時效性問題
    • .每年約莫有8千件左右的公文,快遞成本高昂、人力負擔大
    • .經營的藝文場館多數都是古蹟,環境潮溼不利於紙張保存,因此也會租借外部倉庫來存放公文,不僅多一筆成本,調閱又更不方便。

產出效益

    • .公文遞送時間從2天縮減為即時線上發送,並且簽核不受時地限制
    • .每年節省超過6位數的快遞支出費用,更是省下上萬張的紙張用量
    • .電子公文留存方便、查找資料也更輕鬆快速

台北是一個現代與傳統交雜的城市,常常有古老建築或聚落,隱藏在繁華市景的某個角落,一如西門町的紅樓或是公館水岸旁的寶藏巖聚落,而由台北市政府成立的台北市文化基金會,正是這些古蹟得以活化、重現於民眾眼前的重要推手之一。

 

「除了經營管理這些由古蹟化身的藝文場館,我們也會定期舉辦藝文活動,並扶植台灣文創與影視產業的成長。」台北市文化基金會管理部行政組組長葉力銓說,目前,台北市文化基金會轄下共有11個場館及3個單位,這樣的組織架構大大影響了台北市文化基金會的公文收發作業。

tcf01台北市文化基金會經營管理藝文館所包括:松山文創園區、西門紅樓、臺北市電影主題公園、剝皮寮歷史街區、台北當代藝術館等超過10個以上的場館,此為台北偶戲館的展示空間。

原因在於,各場館和各單位散佈在台北市不同地區,只能以快遞來傳送公文,既不方便也浪費時間。也因此,台北市文化基金會決定導入叡揚資訊雲端公文管理系統Vital OD,解決紙本公文的諸多問題,不只提高公文收發效率,導入近一年也省下了高達6位數的快遞成本及70%的作業時間,更讓公文的保存與調閱變得更輕鬆簡單。


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台北市文化基金會管理部行政組組長葉力銓說明處理公文作業所面臨的問題,影響最大的是時效,以及選擇導入叡揚資訊Vital OD公文管理的效益。

紙本公文的3大問題:成本高、耗時、保存不易

葉力銓進一步說明,紙本公文對台北市文化基金會造成的3個問題是:成本高、耗時、保存不易。

先就第一點來看,台北市文化基金會因為場館分散,只能仰賴快遞來遞送公文,相對快遞費用就是一筆不小的支出,偏偏台北市文化基金會的公文數量非常多,每年約莫有8千件左右的公文,又更加重快遞成本。

不只如此,這種以快遞來遞送公文的方式,也造成第二個問題,就是耗時。快遞人員通常每日下午2-5點間,將公文遞送到各單位與各場館,再將各單位與各場館的公文,送到台北市文化基金會,公文往返至少要2天時間才能完成,倘若遇到退件、需要重簽的情況,又要再加上2天,變成4天才能完成簽核。「不只如此,遇到重要性較高的公文,光內部簽核可能就需要1-2天時間,相對公文往返時間就會更長。」葉力銓說。

第三個問題就是保存不易。過去,台北市文化基金會在檔案櫃標註日期,以日期來歸檔紙本公文,同時也會把紙本公文掃描成電子檔,並將公文主旨和文號整理成一份Excel表格,依照公文簽號去做編號,同仁若要調閱公文,必須先從Excel表格找到編號,再去雲端硬碟搜尋資料,倘若還需要紙本公文,就要從電子檔找到公文日期,再去檔案櫃查找,整個調閱流程非常繁瑣不方便。

此外,紙本公文還有保存不易的問題,因為台北市文化基金會經營的藝文場館多數都是古蹟,環境潮溼不利於紙張保存,因此有些場館會去租借外部倉庫來存放公文,不僅多一筆成本,調閱又更不方便。


Vital OD以價格、功能和經驗三大優勢,成為最佳選擇

但在導入 Vital OD 後,上述三大問題就迎刃而解。提及當初選擇 Vital OD 的原因,葉力銓表示,Vital OD無論在價格、功能和導入經驗上都具有相對優勢,因此能從眾多系統中脫穎而出。

有別於一般企業習慣先評估地端系統,再考慮雲端平台,台北市文化基金會因為場館分散的緣故,從一開始就想要採用雲端服務,而目前市場上的電子公文系統商,有提供雲端服務的並不多,叡揚資訊便是那少數之一。再者,叡揚資訊 Vital OD 的功能完整,還能做很細緻的權限設計,符合台北市文化基金會的需求,又有協助政府部會導入的豐富經驗,成為最適合台北市文化基金會的電子公文解決方案。

只不過,台北市文化基金會的同仁因為太熟悉紙本公文作業,對於電子公文難免感到害怕與不習慣。「Vital OD是2022年1月1日正式上線,所以同仁都搶在2021年12月底發出公文,形成一波紙本公文潮,」葉力銓笑著分享當時的趣事,所幸 Vital OD 操作介面很簡單,同仁只要花一點時間稍微摸索一下就會使用,而且叡揚資訊還舉辦了4場教育課程,並針對收發室、一般使用者兩個角色去進行教育訓練,協助同仁順利轉換到電子公文作業。

「在導入 Vital OD 後,不只公文遞送時間從 2 天縮減為即時,事後的調閱查找也更方便。」葉力銓相信藉由叡揚資訊提高公文遞送效率,可以幫助同仁專注於推動台北的藝文產業,讓更多人看見台北藝術與文化之美。


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