使用服務 Vital OD

公文數位化勢在必行,石資中心導入叡揚 Vital OD 提升效率超有感

吳睿淳 石材暨資源產業研究發展中心行政組組長

叡揚 Vital OD 是少數提供雲端服務的廠商,可以跨裝置、跨平台使用,並且有定期做更新升級、也有線上客服方便詢問相關問題,因此便決定導入,使用約一年後,在簽核、查找公文的作業效率上有三大有感提升。

- 吳睿淳 石材暨資源產業研究發展中心行政組組長

叡揚 Vital OD 是少數提供雲端服務的廠商,可以跨裝置、跨平台使用,並且有定期做更新升級、也有線上客服方便詢問相關問題,因此便決定導入,使用約一年後,在簽核、查找公文的作業效率上有三大有感提升。

- 吳睿淳 石材暨資源產業研究發展中心行政組組長

一分鐘看問題

    • .使用紙本傳遞公文,不易追蹤進度,加上需要會辦多個組室,卡關時便需要花費時間一一詢問
    • .調閱公文的作業很繁瑣,要先詢問負責文書的同仁,往返資料室、不同辦公室才取得公文
    • .總經理為所有公文最後決行的長官,但因事務繁忙、常出差,每次進辦公室常要花費整個早上處理累積的公文

產出效益

    • .可即時在系統中查看公文簽核進度和狀態,有效控管時程
    • .經手人可自行透過Vital OD快速調閱、查找公文,節省人力與時間成本
    • .不受時地限制進行線上簽核,即使總經理與同仁出差,也可方便的用平板或手機完成公文決行,公文不再累積

財團法人石材暨資源產業研究發展中心(簡稱石資中心),座落在景色優美、海天一線的花蓮縣,在民國 82 年正式成立,至今年剛好滿 30 年,眾所皆知,花蓮是大理石的主要重鎮,當初石資中心成立的宗旨即是為了扶植石材產業,直到民國 95 年,增加東部水資源產業為中心發展的第二核心,並持續因應產業轉型調整階段性任務,不斷擴大服務領域,成為現在包含東部特色產業的三核心。

除了花蓮本部,石資中心人員主要還有進駐在台北辦公室以及台東,加起來大概有 70 位同仁,任務目標是輔導在地業者,給予技術能量和創新服務,進階發展地方產業聚落。

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財團法人石材暨資源產業研究發展中心目前約有 70 位同仁,任務目標是輔導在地業者,給予技術能量和創新服務。

 

公文收發量大、同仁出差頻率高,公文數位化成為首要解決任務

石資中心行政組組長吳睿淳表示,自己承接此職位之後,逐步檢視中心的制度以及使用的工具,發現因承接政府計畫的作業需求,一年大概有幾千份文量要簽核、傳遞、管理等作業,加上石資中心目前沒有分層決行,最後決行的長官都是總經理,而總經理的事務繁忙、又會常常出差,通常兩三天進辦公室後才能抽空核決,有時更要花費整個早上處理累積的公文。而當時內部使用的資訊管理系統,是直接買斷並定期簽維護合約,沒有電子交換與線上簽核的功能,若需要增加功能都需要重新評估和報價,使用上相當受限。

既然公文收發量大、往返頻繁,加上分區在不同辦公地點、同仁出差頻率高,吳組長認為針對公文先進行數位化的轉型,對於石資中心能更快速產生幫助,也能方便總經理在出差期間可以線上簽核,便開始蒐尋合適的公文系統,且希望能持續自動更新,因此傾向選擇雲端服務。
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石資中心行政組組長吳睿淳認為,公文收發量大加上同仁出差頻率高,若針對公文先進行數位化的轉型,對於石資中心可快速產生幫助。


導入 Vital OD 使用約一年,簽辦公文作業效率上有三大有感提升

當初從網路搜尋公文管理系統時,除了觀察各家介面,也會實際試操作試用,而考量的點包含可以不受時地限制的線上簽核,其次是因為同仁使用的裝置都不一樣,可能有手機、平板或電腦等,需要可以在跨裝置、跨平台使用。

在經過一輪評估後,吳組長表示叡揚 Vital OD 是少數提供雲端服務的廠商,並且有定期做更新升級、也有線上客服方便詢問相關問題,因此便決定導入,使用約一年後,在作業效率上有三大有感提升。

首先最大好處是可以隨時查看簽核進度,及時了解公文卡關狀況或主動提醒,不需要再花費許多時間一一詢問,並有效控管時程。

第二個有感則是可以很快速的調閱、查找公文,對於經手人來說,不用再透過原本負責文書的同仁,往返資料室、不同辦公室才取得公文,有效節省人力與時間成本。

第三個明顯改善流程效率,即使同仁出差、遠端上班、交通路途中等情況,只要有網路的地方,都能隨時進行線上簽核,為最高決行層級的總經理更可以很方便的用平板或手機完成公文決行。
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導入叡揚 Vital OD 後幫助同仁可隨時查看簽核進度、調閱查找公文以及線上簽核,大大提升作業效率。

數位轉型陣痛期,調整過往作業習慣打造更好的工作環境

導入 Vital OD 初期剛好是疫情較嚴峻的時期,許多同仁遠距上班,從紙本公文轉換成電子公文,是個滿合適的轉換時機,當時叡揚的客服專員以視訊方式進行教育訓練,石資中心各組室推派種子學員來學習,由於 Vital OD 簡單直覺,學員們幾乎都可快速上手,教育訓練後,叡揚客服也提供完整詳細的簡報檔幫助複習,還有線上客服解答操作問題,所以即使有新進同仁,也可以很快適應熟悉系統。

但還是有一段數位轉型的陣痛期,吳組長笑說,公文數位化後也改善了同仁的工作心態。因為過往紙本公文作業時,若有需要補件或修改,都是手動更改日期後,就能繼續往下個流程;而改用電子公文線上簽核後,包含簽核的時間、修改都有跡可循,一旦有疏漏情況,例如需要補公文就要重新送審且有記錄,因此會更加謹慎進行,進一步對於公文時效性的掌控度也提高了。

吳組長最後補充,導入 Vital OD 公文管理系統除了效率大大提升,還節省了大量紙本公文的存放空間,更棒的是落實省紙減碳,為守護環境盡一份心力。

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