港明高中導入 Vital OD，運用電子簽核省下 50% 以上的作業時間和經費

 

台南西港這座充滿芝麻香的小鎮，每年不僅吸引許多遊客造訪，更有來自高雄、屏東或花蓮的年輕學子，不惜離鄉背景前來就學，因為這裡有一座已經成立超過一甲子、被喻為「台灣菁英搖籃」的港明高中。

然而隨著時代變遷，這座甲子老校也同樣面臨到數位轉型挑戰。「在辦學上，我們已經寫下培育出一千多位醫師，以及五千多位大學教授、高國中小教師的斐然成績，在行政作業上，我們正進行由紙本走向數位的改革。」港明高中校長劉春福說。

港明高中校長劉春福

劉春福校長進一步以公文為例來說明港明高中的數位變革。過往都是以紙本簽核的方式，與國教署及教育局進行公文往返，唯因港明高中設有高中部與國中部，往返的公文數量相當大，每月公文量含教育局公告至少 900 份 以上，紙本簽核不僅費時、難以追蹤簽核進度，且不符合現今強調綠能減碳的社會趨勢。

為此，港明高中決定導入叡揚資訊雲端公文管理系統 Vital OD，解決紙本公文的諸多問題，除了節省人力作業時間與行政費用支出外，更希望為守護地球環境盡一份心力。

紙本公文三大缺點：作業不方便、成本高、不環保

在導入 Vital OD 前，港明高中其實就已經在使用公文管理系統，唯因系統老舊、不具備線上簽核功能，只能將公文列印出來，在各處室和相關人員之間傳遞與簽核，待簽核完成後，再將紙本公文編號放入檔案室保存。

這種做法相當耗費時間，至少需要兩週左右的時間，才能完成所有處室的簽核，即便負責人想要跟催、加快完成公文簽核，也會因為不知道公文當下的簽核進度而難以執行，還有簽核完成後的管理與保存更是不容易。劉春福校長說，每次要調閱公文時，都只能由主窗口去檔案室親自查找，非常麻煩，而且隨著公文量快速增加，檔案室存放空間也變得不敷使用。

除了作業不方便外，紙本公文另外一個問題就是成本高、不環保，包括系統年度維護費、紙張碳粉、印表機折舊等費用，每年都是一筆可觀的支出，若再加上檔案室存放空間及其他設備，費用就更驚人了。


紙本公文電子化，Vital OD 創造三大效益

這些公文管理面臨的問題挑戰在導入 Vital OD 後，也就跟著迎刃而解。各處室人員可以在線上簽辦公文，即便人不在校內，也可以用手機完成簽核，簽核流程變得快速又簡單。

港明高中校長劉春福與 Vital OD 產品經理侯思榕

劉春福校長觀察學校導入 Vital OD 後有三大改變：

第一、提升行政效能：因為相關人員都在使用線上簽核，負責窗口可以即時掌握公文進度，相對在時程管控上也變得更方便，簽核所需的工作天至少縮短了一半。

第二、撙節行政費用支出：由於不再需要將公文列印成紙本，故能省下紙張、碳粉等支出，也不必預留公文存放空間，相關經費至少節省一半以上，讓學校可以將更多經費用於教學上。

第三、提升管理效能：所有公文皆存放在雲端平台，學校同仁只要登入個人帳號就能即時查詢到過往經手的公文，也可以輸入關鍵字搜尋，在管理、查找公文上相對輕鬆許多。

「其實，對我來說最深刻的改變是，外出回到辦公室後，桌上不會有一疊公文等著我簽核。」劉春福校長笑笑的說。由於學校公文最後決行者就是校長，過去，劉春福校長若參加會議或有外出行程，就要等回到辦公室才能簽核，所以辦公桌上經常有一疊待簽公文，如今他可以在會議與會議中間抽空審閱，不用等到進辦公室就能處理，即使出差也能線上簽核，「像之前去參加某場研討會，我就趁空檔拿起手機線上簽核審公文，方便又快速，不必擔心會耽誤後續作業時程。」

此外，劉春福校長也提及當初選擇 Vital OD 的原因。他表示，Vital OD 的雲端版本方案、介面功能都符合需求，且定期更新，再加上許多學校也都使用叡揚的資訊系統，服務經驗豐富，因此決定導入。

「改變就是從『做對的事』開始。」劉春福校長語帶感性的說，未來港明高中將持續數位變革之路，希望透過數位工具的應用，提高同仁的行政作業效率、老師的教學品質及學生的學習成效，更重要的是善盡校園社會責任，以數位化、無紙化打造港明高中成為綠色永續校園。

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