港明高中導入 Vital OD,運用電子簽核省下 50% 以上的作業時間和經費
「改變就是從『做對的事』開始。」未來港明高中將持續數位變革之路,希望透過 Vital OD 等多元數位工具的應用,提高同仁的行政作業效率、老師的教學品質及學生的學習成效,更重要的是善盡校園社會責任,以數位化、無紙化打造港明高中成為綠色永續校園。
「改變就是從『做對的事』開始。」未來港明高中將持續數位變革之路,希望透過 Vital OD 等多元數位工具的應用,提高同仁的行政作業效率、老師的教學品質及學生的學習成效,更重要的是善盡校園社會責任,以數位化、無紙化打造港明高中成為綠色永續校園。
一分鐘看問題
.公文量大,每月公文量含教育局公告至少 900 份以上,紙本簽核不僅費時、效率低,又難以管理和追蹤簽核進度。
.學校公文最後決行者是校長,舊有公文系統不具線上簽核功能,若有外出會議只能等到回辦公室再審閱。
.舊系統年度維護費、紙張碳粉、印表機折舊等等費用加總的成本高昂,且不符合現今強調綠能減碳的社會趨勢。
產出效益
.可即時查詢到過往經手的公文,也可以輸入關鍵字搜尋,大幅提升管理效率
.簽核流程簡單許多,拿起手機就能線上審閱公文,在時程管控上也變得更方便,簽核所需的工作天至少縮短了一半。
.公文作業的原有相關支出經費大幅下降,讓學校可以將節省的經費用於教學上,也不再需要囤積保存大量紙張。
台南西港這座充滿芝麻香的小鎮,每年不僅吸引許多遊客造訪,更有來自高雄、屏東或花蓮的年輕學子,不惜離鄉背景前來就學,因為這裡有一座已經成立超過一甲子、被喻為「台灣菁英搖籃」的港明高中。
然而隨著時代變遷,這座甲子老校也同樣面臨到數位轉型挑戰。「在辦學上,我們已經寫下培育出一千多位醫師,以及五千多位大學教授、高國中小教師的斐然成績,在行政作業上,我們正進行由紙本走向數位的改革。」港明高中校長劉春福說。
港明高中校長劉春福
劉春福校長進一步以公文為例來說明港明高中的數位變革。過往都是以紙本簽核的方式,與國教署及教育局進行公文往返,唯因港明高中設有高中部與國中部,往返的公文數量相當大,每月公文量含教育局公告至少 900 份 以上,紙本簽核不僅費時、難以追蹤簽核進度,且不符合現今強調綠能減碳的社會趨勢。
為此,港明高中決定導入叡揚資訊雲端公文管理系統 Vital OD,解決紙本公文的諸多問題,除了節省人力作業時間與行政費用支出外,更希望為守護地球環境盡一份心力。
紙本公文三大缺點:作業不方便、成本高、不環保
在導入 Vital OD 前,港明高中其實就已經在使用公文管理系統,唯因系統老舊、不具備線上簽核功能,只能將公文列印出來,在各處室和相關人員之間傳遞與簽核,待簽核完成後,再將紙本公文編號放入檔案室保存。
這種做法相當耗費時間,至少需要兩週左右的時間,才能完成所有處室的簽核,即便負責人想要跟催、加快完成公文簽核,也會因為不知道公文當下的簽核進度而難以執行,還有簽核完成後的管理與保存更是不容易。劉春福校長說,每次要調閱公文時,都只能由主窗口去檔案室親自查找,非常麻煩,而且隨著公文量快速增加,檔案室存放空間也變得不敷使用。
除了作業不方便外,紙本公文另外一個問題就是成本高、不環保,包括系統年度維護費、紙張碳粉、印表機折舊等費用,每年都是一筆可觀的支出,若再加上檔案室存放空間及其他設備,費用就更驚人了。
紙本公文電子化,Vital OD 創造三大效益
這些公文管理面臨的問題挑戰在導入 Vital OD 後,也就跟著迎刃而解。各處室人員可以在線上簽辦公文,即便人不在校內,也可以用手機完成簽核,簽核流程變得快速又簡單。
港明高中校長劉春福與 Vital OD 產品經理侯思榕
劉春福校長觀察學校導入 Vital OD 後有三大改變:
第一、提升行政效能:因為相關人員都在使用線上簽核,負責窗口可以即時掌握公文進度,相對在時程管控上也變得更方便,簽核所需的工作天至少縮短了一半。
第二、撙節行政費用支出:由於不再需要將公文列印成紙本,故能省下紙張、碳粉等支出,也不必預留公文存放空間,相關經費至少節省一半以上,讓學校可以將更多經費用於教學上。
第三、提升管理效能:所有公文皆存放在雲端平台,學校同仁只要登入個人帳號就能即時查詢到過往經手的公文,也可以輸入關鍵字搜尋,在管理、查找公文上相對輕鬆許多。
「其實,對我來說最深刻的改變是,外出回到辦公室後,桌上不會有一疊公文等著我簽核。」劉春福校長笑笑的說。由於學校公文最後決行者就是校長,過去,劉春福校長若參加會議或有外出行程,就要等回到辦公室才能簽核,所以辦公桌上經常有一疊待簽公文,如今他可以在會議與會議中間抽空審閱,不用等到進辦公室就能處理,即使出差也能線上簽核,「像之前去參加某場研討會,我就趁空檔拿起手機線上簽核審公文,方便又快速,不必擔心會耽誤後續作業時程。」
此外,劉春福校長也提及當初選擇 Vital OD 的原因。他表示,Vital OD 的雲端版本方案、介面功能都符合需求,且定期更新,再加上許多學校也都使用叡揚的資訊系統,服務經驗豐富,因此決定導入。
「改變就是從『做對的事』開始。」劉春福校長語帶感性的說,未來港明高中將持續數位變革之路,希望透過數位工具的應用,提高同仁的行政作業效率、老師的教學品質及學生的學習成效,更重要的是善盡校園社會責任,以數位化、無紙化打造港明高中成為綠色永續校園。
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