使用服務 Vital OD

經立長照體系導入Vital OD,系統化管理快速成長的公文收發作業

許書剛 屏東縣經立照顧服務勞動合作社 理事主席

「隨著照護服務型態與經營機構數量越來越多,與政府間的公文往返也隨之增加,希望可以用系統取代紙本作業,有效管理與政府間的公文往來。」

- 許書剛 屏東縣經立照顧服務勞動合作社 理事主席

「隨著照護服務型態與經營機構數量越來越多,與政府間的公文往返也隨之增加,希望可以用系統取代紙本作業,有效管理與政府間的公文往來。」

- 許書剛 屏東縣經立照顧服務勞動合作社 理事主席

一分鐘看問題

.隨著照護服務型態與經營機構數量越來越多,與政府間的公文往返增加,傳統紙本公文收發逐漸成為高負擔的行政作業
.各機構人員必須配合接駁車時間遞送公文,至少需要2-3個工作天才能完成
.查找公文相當麻煩,即便已經將所有公文按日期及年份排序裝訂並編號整理,還是得花很多時間才能找到需要的公文

產出效益

.導入 Vital OD 線上簽核,不僅加速公文收發效率,更減輕員工負擔,有更多時間專注在照護服務上
.透過 Vital OD 的催稽查核機制,瞭解各機構的公文處理進度,並在每月的服務品質會議上加以討論,提高內部公文處理效率
.Vital OD的關鍵字搜尋很精準,大幅縮減查找公文的時間,由原本的數十分鐘變成只要幾秒鐘就可以找到

 

chingli 1位於屏東的新埤日間照顧服務中心,以專業服務照顧在地長者,不只提供健全的設備與照護需求,更細緻關懷長者的感受。


經立長照體系經過一連串評估公文系統、詢問建議的過程,最後選擇評價最高、並有主管機關推薦的叡揚資訊 Vital OD 雲端公文管理系統,藉由數位工具提升公文收發處理效率,減輕員工的行政作業負擔,讓員工有更多時間專注在照護服務上。

以專業服務照顧在地長者

邁入高齡化社會,全球各國都在為了解決銀髮照護問題而努力,不過位在台灣國境之南的屏東,卻有一位藥師早在30年前就察覺到高齡照護問題並成立安養中心,以專業服務照顧在地長者。在二代接班後,又因應民眾日漸多元化的照護需求,將安養中心改制為合作社,提供居家服務、營養餐飲、日間照顧⋯⋯等各種不同型態的照護服務,這間跨二代經營、聚焦在地照護需求的長照服務單位就是有限責任屏東縣經立照顧服務勞動合作社(以下簡稱經立長照體系)。

目前經立長照體系主要服務區域在屏東新埤鄉與坊寮鄉,共有3間長照機構、2間日照中心及1間多機能服務中心,在照護機構數量多且範圍分佈廣的情況下,傳統紙本公文收發逐漸成為高負擔的行政作業,無論是收發、簽核及查找都相當耗費時間。

「隨著照護服務型態與經營機構數量越來越多,與政府間的公文往返也隨之增加,希望可以用系統取代紙本作業,有效管理與政府間的公文往來。」有限責任屏東縣經立照顧服務勞動合作社理事主席許書剛說。
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有限責任屏東縣經立照顧服務勞動合作社理事主席許書剛


為此,許書剛理事在網路上搜集各方資訊並四處詢問各界建議,最終選擇評價最高、主管機關推薦的叡揚資訊Vital OD雲端公文管理系統,藉由數位工具提升公文收發處理效率,減輕員工的行政作業負擔,讓員工有更多時間專注在照護服務上。

Vital OD 加速公文查找效率,從數十分鐘縮減到數秒鐘

許書剛理事進一步說明導入 Vital OD 後的公文收發作業有哪些不同之處。經立長照體系從一開始就在總部設有專人統一處理與政府間的公文往來,由於經立長照體系有提供送餐服務,內部原本就有安排每日巡迴的接駁車,因此可以省去各機構將公文寄送或快遞至總部的成本,各機構人員只要將公文交由接駁車送至總部,總部人員就會統一寄送至政府相關單位,待政府簽核回文後,總部人員再交由接駁車派發給各機構。

與其他多分支據點的組織相比,雖然經立長照體系不必付出高額成本去遞送公文,但在作業上卻一樣耗費時間且缺乏效率,各機構人員必須配合接駁車時間遞送公文,至少需要 2-3 個工作天才能完成。尤其日後查詢公文更是麻煩,即便已經將所有公文按日期及年份排序裝訂並編號整理,還是得花很多時間才能找到需要的公文。

如今導入 Vital OD 後,不只能夠直接線上簽核,加速公文收發效率,許書剛理事還會透過 Vital OD 的催稽查核機制,瞭解各機構的公文處理進度,並在每個月召開的服務品質會議上加以討論,提高內部公文處理效率。

另外,公文查找也變得更容易,只要輸入關鍵字就能快速找到需要的公文,且查找時間也由原本的數十分鐘變成只要幾秒鐘就好,「我覺得 Vital OD 的關鍵字搜尋很精準,大幅縮減查找公文的時間,讓我可以快速找到過往的公文。」許書剛理事強調。

有鑑於 Vital OD 帶來的助益,經立長照體系更把雲端公文管理系統納入新人教育訓練課程中,讓每一名員工都能熟悉系統操作及運用 Vital OD 收發電子公文。
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新埤日間照顧服務中心服務團隊與Vital OD公文管理產品經理(中)合照

未來,許書剛理事希望能將更多作業數位化,降低人力成本,克服屏東因地處偏鄉人才難覓的挑戰,更希望藉由數位化工作方式來吸引年輕人才,運用年輕人的創意和熱情,提供更多優質且多元化的照護服務,讓所有在屏東的長者都能享有幸福健康的老年生活。

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