史貝斯商務中心導入 Vital CRM，優化服務和追蹤客戶合約款項

近年來，創業風潮方興未艾，加上受疫情影響，使得企業愈來愈重視營運的彈性與靈活度，諸多因素推動共享辦公室需求快速成長。

史貝斯商務中心導入 Vital CRM，優化服務和追蹤客戶合約款項

乘著這波發展浪潮，從台中發跡的史貝斯商務中心，以打破傳統租借辦公室費用高昂的壁壘為出發點，在設計上儘量減少浮誇裝潢及不必要的公設，將省下的成本回饋給客戶，協助客戶降低營運成本，這種強調性價比的經營模式，成功獲得市場肯定，越來越多創業者或企業租借史貝斯商務中心的辦公空間與會議室。

伴隨客戶數量的成長，史貝斯商務中心不只擴大營運規模，至今已在台北汐科及台中設有4個據點，同時也迎來管理上的全新挑戰，而科技則是克服挑戰的最佳解方。史貝斯商務中心導入叡揚資訊 Vital CRM 客戶關係管理系統，準確掌握客戶合約與記錄收款帳務，將每個月和業務對帳時間由 2-3 天縮短至 0.5-1 天，在提高效率的同時，也能為客戶提供更好的服務。


業務多元化特色，大幅增加管理負擔
史貝斯商務中心經理楊于萱表示，多元化是公司營運最大特色，因為客戶類型廣泛，從獨立創作者到企業分支據點都有，為了滿足不同客戶需求，史貝斯在規劃共享辦公空間時，也提供相當多元的選擇，從 1 人工作室到 4-5 人工作空間，每個辦公空間價格不同，收費制度也分成月繳、半年繳及年繳三種方案。

而據點、辦公空間形態、收費標準到付款制度的多元化，再加上快速成長的客戶，導致業務數據越來越多，大幅增加管理複雜度，傳統以 Excel 表單人工管理的方式，也變得愈來愈缺乏效率且容易出錯。

過去，史貝斯同仁會定期追蹤客戶付款狀況，在接近下一次付款日，主動提醒客戶並確認是否如期付款，再記錄至 Excel 表單中，但 Excel 表單中的大量數據往往令同仁感到眼花撩亂，常常出現輸入錯誤或誤刪資訊的情況，此外，同仁經常需要同時開啟一到多個 Excel 表單，才能完成對帳，相當不方便。

為此，史貝斯希望尋找一套系統來取代人力作業，最初從帳務管理的角度出發，蒐尋市場上相關的系統，但找到的帳務系統大多根據飯店旅宿產業而設計，並不符合自身需求，倘若要客製化，又有時間長、成本高的問題，而且也無法確認能否符合需求。

在苦於找不到適合解決方案的同時，史貝斯透過同集團公司認識了 Vital CRM 客戶關係管理系統，才真正解決問題。「叡揚資訊提供免費試用服務，讓我們可以事先瞭解系統操作介面與功能，並判斷是否符合需求，避免錯誤投資的風險。」楊于萱說。

史貝斯商務中心經理楊于萱(右)與叡揚資訊客戶成功服務部顧問黃韻璇(左)合影

從導入到操作一手包辦 自創 Vital CRM 三大應用
楊于萱強調，Vital CRM 介面簡單容易上手，導入初期甚至不需要看教學影片或詢問客服，就能自行依摸索出一套使用邏輯。目前主要有 3 種應用方式，包括應用標籤功能分類客戶、記事功能管理客戶合約及消費明細功能記錄收款狀況。

首先，史貝斯製作了非常多的標籤，包括承租內容、合約到期日、繳款方式、下次繳款日、據點等，方便同仁快速篩選出需要找的客戶。舉例來說，同仁可以透過標籤篩選出在年底到期只承租辦公室的客戶。

其次，則是應用記事功能來記錄客戶的合約狀況、往來郵件或是在服務上特別需要注意的地方。

第三，以消費明細功能去記錄客戶收款狀況，方便會計人員查帳與對帳，查對帳效率提高至少2倍。

未來楊于萱希望持續挖掘更多 Vital CRM 應用，最大化系統導入效益。舉例來說，叡揚資訊最新推出 Vital CRM 和 Vital BizForm 整合服務，恰好史貝斯之前便已應用 Vital BizForm 智慧表單在內部行政作業上，如：線上填寫請假單、線上簽核等，整合後便可快速從 Vital CRM 建立報價單等應用，持續優化客戶服務流程和效率，希望透過數位科技提高客戶服務的品質，結合高 CP 值且安全的共享辦公空間，幫助客戶降低營運成本、創造更高獲利。

史貝斯商務中心 >> https://slasherspace.com/
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