使用服務 Vital CRM

史貝斯商務中心導入 Vital CRM,優化服務和追蹤客戶合約款項

楊于萱 史貝斯商務中心 經理

史貝斯商務中心導入叡揚資訊 Vital CRM 客戶關係管理系統,準確掌握客戶合約與記錄收款帳務,將每個月和業務對帳時間由 2-3 天縮短至 0.5-1 天,在提高效率的同時,也能為客戶提供更好的服務。

- 楊于萱 史貝斯商務中心 經理

史貝斯商務中心導入叡揚資訊 Vital CRM 客戶關係管理系統,準確掌握客戶合約與記錄收款帳務,將每個月和業務對帳時間由 2-3 天縮短至 0.5-1 天,在提高效率的同時,也能為客戶提供更好的服務。

- 楊于萱 史貝斯商務中心 經理

一分鐘看問題

  • .業務多元化特色,增加管理負擔,傳統以 Excel 管理客戶的方式,相當缺乏效率且容易出錯
  • .飯店旅宿產業的帳務管理系統不符合需求,若是客製化,又有時間長、成本高的問題

產出效益

  • .以 Vital CRM 掌握客戶合約與記錄收款帳務,每個月會計和業務對帳時間由 2-3 天縮短至 0.5-1 天
  • .透過 Vital CRM 的標籤功能篩選出需要找的客戶、應用記事來記錄客戶合約以及互動歷程,並以消費明細功能管理收款狀況,大幅提高作業效率和準確度

近年來,創業風潮方興未艾,加上受疫情影響,使得企業愈來愈重視營運的彈性與靈活度,諸多因素推動共享辦公室需求快速成長。

史貝斯空間
史貝斯商務中心導入 Vital CRM,優化服務和追蹤客戶合約款項


乘著這波發展浪潮,從台中發跡的史貝斯商務中心,以打破傳統租借辦公室費用高昂的壁壘為出發點,在設計上儘量減少浮誇裝潢及不必要的公設,將省下的成本回饋給客戶,協助客戶降低營運成本,這種強調性價比的經營模式,成功獲得市場肯定,越來越多創業者或企業租借史貝斯商務中心的辦公空間與會議室。

伴隨客戶數量的成長,史貝斯商務中心不只擴大營運規模,至今已在台北汐科及台中設有4個據點,同時也迎來管理上的全新挑戰,而科技則是克服挑戰的最佳解方。史貝斯商務中心導入叡揚資訊 Vital CRM 客戶關係管理系統,準確掌握客戶合約與記錄收款帳務,將每個月和業務對帳時間由 2-3 天縮短至 0.5-1 天,在提高效率的同時,也能為客戶提供更好的服務。


業務多元化特色,大幅增加管理負擔
史貝斯商務中心經理楊于萱表示,多元化是公司營運最大特色,因為客戶類型廣泛,從獨立創作者到企業分支據點都有,為了滿足不同客戶需求,史貝斯在規劃共享辦公空間時,也提供相當多元的選擇,從 1 人工作室到 4-5 人工作空間,每個辦公空間價格不同,收費制度也分成月繳、半年繳及年繳三種方案。

而據點、辦公空間形態、收費標準到付款制度的多元化,再加上快速成長的客戶,導致業務數據越來越多,大幅增加管理複雜度,傳統以 Excel 表單人工管理的方式,也變得愈來愈缺乏效率且容易出錯。

過去,史貝斯同仁會定期追蹤客戶付款狀況,在接近下一次付款日,主動提醒客戶並確認是否如期付款,再記錄至 Excel 表單中,但 Excel 表單中的大量數據往往令同仁感到眼花撩亂,常常出現輸入錯誤或誤刪資訊的情況,此外,同仁經常需要同時開啟一到多個 Excel 表單,才能完成對帳,相當不方便。

為此,史貝斯希望尋找一套系統來取代人力作業,最初從帳務管理的角度出發,蒐尋市場上相關的系統,但找到的帳務系統大多根據飯店旅宿產業而設計,並不符合自身需求,倘若要客製化,又有時間長、成本高的問題,而且也無法確認能否符合需求。

在苦於找不到適合解決方案的同時,史貝斯透過同集團公司認識了 Vital CRM 客戶關係管理系統,才真正解決問題。「叡揚資訊提供免費試用服務,讓我們可以事先瞭解系統操作介面與功能,並判斷是否符合需求,避免錯誤投資的風險。」楊于萱說。
史貝斯
史貝斯商務中心經理楊于萱(右)與叡揚資訊客戶成功服務部顧問黃韻璇(左)合影


從導入到操作一手包辦 自創 Vital CRM 三大應用
楊于萱強調,Vital CRM 介面簡單容易上手,導入初期甚至不需要看教學影片或詢問客服,就能自行依摸索出一套使用邏輯。目前主要有 3 種應用方式,包括應用標籤功能分類客戶、記事功能管理客戶合約及消費明細功能記錄收款狀況。

首先,史貝斯製作了非常多的標籤,包括承租內容、合約到期日、繳款方式、下次繳款日、據點等,方便同仁快速篩選出需要找的客戶。舉例來說,同仁可以透過標籤篩選出在年底到期只承租辦公室的客戶。

其次,則是應用記事功能來記錄客戶的合約狀況、往來郵件或是在服務上特別需要注意的地方。

第三,以消費明細功能去記錄客戶收款狀況,方便會計人員查帳與對帳,查對帳效率提高至少2倍。

未來楊于萱希望持續挖掘更多 Vital CRM 應用,最大化系統導入效益。舉例來說,叡揚資訊最新推出 Vital CRM 和 Vital BizForm 整合服務,恰好史貝斯之前便已應用 Vital BizForm 智慧表單在內部行政作業上,如:線上填寫請假單、線上簽核等,整合後便可快速從 Vital CRM 建立報價單等應用,持續優化客戶服務流程和效率,希望透過數位科技提高客戶服務的品質,結合高 CP 值且安全的共享辦公空間,幫助客戶降低營運成本、創造更高獲利。


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