使用服務 Vital OD

導入第一年省下 800 萬!黎明工程運用 Vital OD 創造公文數位化驚人成效

黃貞凱 黎明工程顧問股份有限公司 總經理

黎明工程顧問公司攜手叡揚資訊導入 Vital OD 公文管理的雲端服務,省下至少 800 萬元成本及每年 3.5 個作業人力,讓工程師有更多時間和心力專注在工程業務。

- 黃貞凱 黎明工程顧問股份有限公司 總經理

黎明工程顧問公司攜手叡揚資訊導入 Vital OD 公文管理的雲端服務,省下至少 800 萬元成本及每年 3.5 個作業人力,讓工程師有更多時間和心力專注在工程業務。

- 黃貞凱 黎明工程顧問股份有限公司 總經理

一分鐘看問題

.每月公文量約在 3,800 封左右,要追蹤每件公文的辦理進度相當困難,依靠人工一一詢問確認,影響公文處理時效性
.紙本作業需要反覆的人工處理列印電子公文再分文、掃描電子檔寄給外部據點的同仁、列印紙本公文進行簽核流程、紙本發文處理,整個過程繁瑣冗長且耗時,同仁每天至少要花 2 小時才能收完所有的公文,影響其他事務處理
.按照法規要求,黎明工程的公文至少要保存 10 年,為此特別規劃了 15 坪的空間,不僅占空間且查找不易。包含儲藏室空間、紙張消耗、郵遞費用與安排人工作業所產生的成本高昂也不環保

產出效益

.Vital OD 可以清楚呈現目前簽核進度,讓相關人員知道目前公文簽核到哪一關,有效追蹤公文辦理情形
.收發文自動化且不再產生紙張,駐外同仁也可直接登入系統辦理公文,作業流程大幅簡化,更幫助事務同仁的作業效率,不加班就能完成工作
.紙張用量大幅下降,原本的儲藏室空間可以做其他運用,導入 Vital OD 之後省下了購置機房、紙張耗材、郵資、3.5 人年維護和作業等費用,第一年就省下800萬,往後每年也可以節省 200 萬的花費

 

台中市區少數可以釣魚的新景點興大康橋、沿著山壁興建的南橫梅山明隧道、新竹縣寶山第二水庫庫區環境再造,這些遍及台灣各地的重要工程,背後都能看見黎明工程顧問公司的身影。

成軍近 40 年的黎明工程顧問公司,最初從水利工程起家,之後逐步擴展到涵蓋橋樑、道路、水庫等不同領域的綜合性工程顧問公司,伴隨營運規模的成長,既有作業流程也開始出現效率問題,尤其耗時費力的紙本公文收發作業,更是影響員工生產力的因素之一。為解決問題,黎明工程顧問公司攜手叡揚資訊導入 Vital OD 公文管理的雲端服務,省下至少 800 萬元成本及每年 3.5 個作業人力,讓工程師有更多時間和心力專注在工程業務。

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黎明工程顧問公司總經理黃貞凱笑說,以前紙本公文常常一整疊堆放在他的辦公桌上等待簽核,有時候甚至疊超過電腦螢幕、公文上的意見或便條紙也容易混雜,自從導入Vital OD公文管理,在線上作業簡單又清楚,還可以使用手機簽核,所以現在桌面也整齊多了

紙本公文作業的4大問題

黎明工程顧問公司總經理黃貞凱進一步說明,傳統紙本作業流程主要有 4 大問題,包括追蹤不易、作業繁瑣、耗時及占空間,由於每月公文量約在 3,800 封左右,要追蹤每件公文的辦理進度相當困難,只能依靠人工一一詢問確認,易影響公文處理時效性。

此外,由於黎明工程收到的公文,很大一部份是電子來文,使用政府 WebjAgent 平台進行收發文處理,收到後要先列印出來與其他的紙本來文一起分文,加上處理公文的同仁也不一定在辦公室內,有時可能長期駐點在工地現場,因此分文完後還要再掃描傳送給外部的同事辦理,若要發文也要列印成紙本完成簽核流程,再把紙本給事務部轉換成電子公文或紙本公文寄出,過程相當繁瑣冗長。

而越繁瑣的作業,需要的處理時間也就越長,包括公文在紙本與電子不同格式間的轉換、轉送至不同承辦人簽核,還有事務同仁登錄系統收發公文與派發至各處室的時間。「事務同仁每天至少要花 2 小時以上,才能收完所有的公文。」黎明工程品管部 IT 蘇哲維說,尤其當 WebjAgent 系統使用人數過多時,所需要的時間就更長,甚至還遇過等了 30 到 60 分鐘都無法收文的情況。

紙本公文的保存非常占空間。按照法規要求,黎明工程的公文至少要保存 10 年,為此特別規劃了 15 坪的地下室空間,專門保存紙本公文,不只浪費空間,倘若同仁要查找之前的公文,還得一份份翻找,就好像大海撈針一樣,相當不容易。

邁向公文電子化,Vital OD 創造「3低1高」效益

所幸在導入 Vital OD 後,這些問題也跟著迎刃而解。Vital OD 直接整合政府的交換中心,會自動定時收發公文,並派送給相關承辦人員進行簽核,待簽核完成後,事務同仁依電子、郵寄或自行交換的發文方式處理,加速發文的速度。由於整體流程都能在 Vital OD 上完成,不只方便快速,更為黎明工程帶來「3低1高」的成效,也就是降低時間、成本和碳排量,提高簽核與溝通效率。

在降低時間上,Vital OD 省去了許多不必要的作業流程,例如:事務同仁不必主動至 WebjAgent 系統收文、不必反覆將公文轉換成紙本或電子檔⋯⋯等,相對省下了許多作業時間,還能跟上 ESG 趨勢。總經理黃貞凱分享,事務同仁過往每天都要加班 2 小時,如今則是 17:30 就可以準時下班,透過數位科技讓同仁能夠平衡工作與生活,正好符合 ESG 所強調重視員工的精神。

在降低成本上,包括人力、硬體建置與維護、存放紙本公文的空間等,「導入 Vital OD 第一年就省下 800 萬元的成本!預估往後每年也可以節省 200 萬的花費。」品管部 IT 蘇哲維強調。

在降低碳排量上,由於黎明工程每個月要處理的公文量超過 3,800 封,所以無紙化的成效相當驚人,Vital OD 系統提供節碳數據,平均一天可以減少 10 公斤碳排,充分響應現今綠色潮流,為地球永續善盡企業社會責任。
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Vital OD 系統首頁顯示自 2023/09/27 至採訪當日 11/10,黎明工程總共減少碳排放:557,514公克,減碳量相當可觀

在提高簽核與溝通效率上,Vital OD 支援手機簽核,且可以清楚呈現目前簽核進度,現在從系統上可以看到黎明工程每天約有 200-300 件公文正在辦理,除了讓相關人員知道目前公文簽核到哪一關,即時掌握公文辦理狀態,內部溝通也變得更順暢。

總經理黃貞凱指出,過往遇到需要照會很多同仁的公文,有時會變得雜亂不好理解,不清楚哪一位同仁提出了什麼意見,但 Vital OD 將每個簽辦人的意見與簽名列在一起,讓他一眼就清楚同仁的想法,大幅提高內部溝通的效率。


邁向公文電子化,Vital OD 創造「3低1高」效益

提及當初選擇 Vital OD 的原因,品管部 IT 蘇哲維表示,主要考量市場口碑、流程契合及穩健營運三個因素。

一來工程顧問業及許多公務機關皆使用叡揚的公文系統。二來 Vital OD 的公版流程與黎明工程既有作業流程契合度,可以降低系統導入的門檻,且 Vital OD 是使用 Azure 雲端架構,還可以透過 Azure AD 進行帳號控管,幫助黎明工程省下機房建置、逐季維運與降低資安維護人力的成本。三為叡揚資訊營運穩健,不必擔心導入後會變成系統孤兒,沒有人維運或協助解決問題。

更重要的是,Vital OD 的 UI 設計非常友善,黎明工程從 25-84 歲的員工都能輕鬆上手,再加上叡揚資訊是傾團隊之力來提供服務,從業務、工程、顧問到客服接力協助導入系統,更有完整的教育訓練和操作手冊,讓黎明工程能夠無痛的由紙本移轉至電子公文作業,目前公司使用 Vital OD 人數已超過 450 人。

迎向數位年代,企業數位力決定了未來的市場競爭力,總經理黃貞凱建議,任何公文收發量大、資訊維護人力不足的企業,都應盡快導入 Vital OD,善用數位工具優化流程、提高員工生產力,推動公司持續攀上成長高峰。
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黎明工程顧問攜手叡揚資訊導入 Vital OD 公文管理,創造公文數位化驚人成效。(由左至右為黎明工程總經理黃貞凱、公文產品技術部副處長吳錦紅、黎明工程品管部 IT 蘇哲維)

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