家樂福人資邁向數位化、省紙減碳 運用 Vital BizForm 簡化新人報到流程

Digitimes報導：https://www.digitimes.com.tw/tech/dt/n/shwnws.asp?CnlID=13&id=678804

身為國際大型零售集團的家樂福，近年持續透過數位技術優化顧客服務，致力於成為「最數位化的零售公司」，而在人才管理上更是善用多元數位工具提升作業效率，落實數位賦能、驅動員工成長。

家樂福人力資源部楊麗華總監表示，每年新進報到人數將近 9,000 多名工作夥伴，人資部門從徵才到新人聘僱過程中會收集到非常大量、各式各樣的紙本表單，包含個人基本資料與入職要簽名的守則或契約書，這些資料還要再由人資打字、掃描檔案匯入公司系統以及整理保管，而為了改善費時又繁瑣的作業流程，開始評估招募系統等不同的解決方案，希望可以更方便、高效率的收集新人報到資料，因為有導入叡揚人資系統的良好合作經驗，最終選擇運用叡揚 Vital BizForm 智慧表單，將以往數十張的紙本表單數位化，簡化新人報到流程、大幅提升招募效率。
Vital BizForm 的 UI 設計簡潔明瞭又美觀，並和 Word 介面一樣可快速上手，方便人資輕鬆自行設計、且入職員工透過手機操作就能先行完成到職作業，讓人資快速收到資料。


簡化新人報到流程，同時優化員工入職體驗
家樂福過去幾十年的招募作業都是使用紙本表單，因為新人還沒正式進公司，也沒有相關權限可登入系統自行填寫，人資需要準備大量的紙本文件讓入職員工填寫，包含個人資料、員工守則、同意書、說明書、僱傭契約書等，有些資料還要附上一堆黏貼證件，對於人資整理資料相當耗時。

人力資源部全國薪酬福利經理簡秀如進一步說明，這些紙本表單由各店負責人管理、收集紙本資料，完成記錄後需要封箱，家樂福再用物流車運送到各區人資辦公室歸檔保管，過程中累積的大量紙本文件不僅不符合省紙減碳的環保需求，也提高了歸檔、存放查找的難度。

導入 Vital BizForm 後，人資可在寄送錄取通知信件時，一併附上 Vital BizForm 的外填表單連結，當新人收到 email，就能線上填寫、簽名或是上傳個人照、身分證等，完成後直接回傳進家樂福人資的資料庫，不需要再由人資一一輸入資料，大大簡化流程、提升效率，更有利於省紙、節能減碳，實踐企業 ESG 永續發展。

此外，Vital BizForm 的彈性設計符合企業設計專屬表單的需求，具備多元化欄位類型，加上 UI 設計簡潔明瞭和 Word 介面一樣可快速上手，因此人資幾乎不需要透過線上教學就能輕鬆自行設計與更新表單流程；新人透過手機操作先行完成到職作業，讓人資提早收到資料，不僅幫助人資省時省力、便利管理文件，更優化了員工入職體驗，不用再印出一堆紙張為了簽名、黏貼證件。
家樂福推動人資部門數位化，運用 Vital BizForm 簡化新人報到流程。（圖為家樂福人力資源部全國薪酬福利經理簡秀如）。圖片來源：家樂福


高效掌握員工流動與回鍋狀況，收集資料更省力
此外，由於工作類型關係，家樂福常常會有大量的離職夥伴回鍋的情況，人資往往需要再重複一樣的作業流程，包括重新列印需要填寫的表單、重新掃描資料等，未來家樂福預計應用 Vital BizForm 推出的回填問卷驗證身分新功能，讓離職夥伴透過簡訊及信箱的雙重身分驗證，表單可帶出填寫者的姓名、手機等資料記錄，就能快速回覆人資，這些收集到的表單，更可以讓人資進行統計分析、掌握人員流動狀況。

楊麗華總監認為，企業數位轉型、永續發展是一個需要各部門攜手合作的長期目標，人資部門也將持續落實數位化與無紙化、提高作業效率，並專注於人才管理與培育，為家樂福創造最大價值。

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