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強化你的辦公技能!電子表單整合5種工作流程,效率全面提升
電子表單可為企業帶來哪些優勢?無論是提高工作效率、降低錯誤風險還是簡化流程,都能夠更順暢的協助企業營運。Vital BizForm 智慧表單一站滿足企業在 CRM、財會作業、代理人簽核、碳盤查與問卷等 5 種工作應用,實現資料與流程的無縫整合,並且進一步掌握零方數據,從而獲得更大的競爭優勢。
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【電子表單整合 5 種工作流程】目錄
1. 客情維繫更有利!電子表單整合CRM系統,細緻經營客戶
2. 費用申請輕鬆搞定!電子表單整合財會系統,線上簽核好便利
3. 流程不再延誤!電子表單設定代理人簽核,確保作業順暢
4. 輕鬆收集碳排放數據!電子表單加速碳盤查作業
5. 精準問卷調查!電子表單應用在問卷,讓資料處理更智慧
電子表單可為企業帶來哪些優勢?無論是提高工作效率、降低錯誤風險還是簡化流程,都能夠更順暢的協助企業營運,不再只是單純的無紙化過程,然而企業面對表單的多元需求,包含經營客戶所產生的報價單、客戶服務單、VIP 意見表等,以及財務會計費用申請單、碳排放活動數據收集單、員工調查問卷等,依然存在流程斷點或是需要列印電子檔送簽核、再次掃描歸檔等重工的問題,因此企業需要更完整的電子表單解決方案,串起各項工作流程。
在本文中,我們將分享如何透過叡揚 Vital BizForm 智慧表單一站滿足企業在 CRM、財會作業、代理人簽核、碳盤查與問卷等 5 種工作應用,實現資料與流程的無縫整合,並且進一步掌握零方數據,從而獲得更大的競爭優勢。
現在透過 Vital BizForm 智慧表單串接 Vital CRM 客戶關係管理的整合解決方案,可以從 CRM 系統直接開啟已建立好的表單模板,系統會自動將客戶姓名、公司、商機項目等客戶資料,帶入報價單等表單中,省下重複填寫基本資料的步驟,在日後管理客戶資料同時,一目了然所有曾建立的關聯表單,輕鬆將這些客戶表單完整記錄、留存在 CRM 系統,有助於全面追蹤客戶的互動歷程,進一步提升客戶服務的品質。(了解更多>>報價合約單等多樣表單智慧整合 CRM,NO-Code 秒速自建完成)
另一方面,當客戶使用 Vital BizForm 填寫表單例如報修單時,企業管理者可一鍵將表單資料連同表單上的標籤一起匯入 Vital CRM,並能自動比對後新增資訊在原有客戶上,或建立新客戶資料。串起這些作業流程,將有助於深入了解每一位客戶的需求,提供更個人化的服務,培養長期、穩定的客戶關係。
許多客戶願意主動分享個人訊息以換取優惠或最新消息,並且追求更加個人化的服務,這些零方數據在第三方 cookie 即將退場之時,迅速躍升成為企業行銷策略規劃、優化客戶服務的重要資產。而透過 Vital BizForm 的回填問卷功能與 Vital CRM 結合,企業不僅可更輕鬆地收集零方數據,還能快速追蹤客戶問卷填寫狀態。
例如想提供 VIP 客戶特別服務或優惠,現在可以利用 Vital CRM 的標籤、活動事件等條件,直接在 Vital BizForm 進行篩選名單,並發信邀請特定的客群來填寫問卷,了解他們的需求或想法,或是用於新產品的使用者回饋收集和定期的客戶滿意度調查。
此外,Vital BizForm 有 Email 和簡訊兩階段驗證身份的機制,提升填寫者的資料保密性和準確性,也不需要重複填寫已有留存的資料,讓客戶體驗更佳。
為了優化財會作業流程並提高效率,Vital BizForm 整合 Vital Finance 財務會計管理,可透過費用暨零用金模組,提供組織內人員於線上填寫費用相關表單,包含請款單、預支暫付款單、暫付款沖銷及零用金申請,並且直接進行線上簽核,費用申請單還可以附加檔案,確保相關單據完整性。當通過簽核流程後,系統自動轉入 AP/AR 之「應付帳款立帳」,可續進行後續付款處理,讓員工更加方便的完成財務費用申請與簽核,省去紙本申請單的整理工作,實現高效的費用管理。
員工可以直接在會計系統中進行線上申請和簽核表單,並查看審核中的費用/暫付款申請單
為了克服這些挑戰,Vital BizForm 整合 Vital NetZero 零碳雲,讓供應鏈中心廠可以從外填表單,線上收集上游供應商原物料碳排放係數之一級數據,並自動匯入碳盤查系統。這樣的整合服務不僅省去繁瑣的人工彙整過程,也減少了數據斷點、提高資訊登錄的正確性。供應鏈中心廠可以使用 Vital BizForm 智慧表單及時追蹤、收集和管理上游供應商的碳排放數據,為供應鏈透明度和減碳策略提供更有效的解決方案。
2024 年,Vital BizForm 升級線上問卷體驗,可針對特定對象設計個人化的問卷,並利用日期、欄位關鍵字等不同條件查詢問卷回填狀況,以及透過圓餅圖和長條圖的視覺化圖表,進行資料收集的統計分析,提升問卷調查的工作流程效率!
隨著企業對電子表單和線上問卷的需求不斷擴大,Vital BizForm 智慧表單系統持續敏捷升級以滿足使用者的多元應用面向,讓業務運作更加暢行無阻,歡迎立即免費試用,體驗 Vital BizForm 為您帶來的便利和效率吧!
1. 客情維繫更有利!電子表單整合CRM系統,細緻經營客戶
2. 費用申請輕鬆搞定!電子表單整合財會系統,線上簽核好便利
3. 流程不再延誤!電子表單設定代理人簽核,確保作業順暢
4. 輕鬆收集碳排放數據!電子表單加速碳盤查作業
5. 精準問卷調查!電子表單應用在問卷,讓資料處理更智慧
電子表單可為企業帶來哪些優勢?無論是提高工作效率、降低錯誤風險還是簡化流程,都能夠更順暢的協助企業營運,不再只是單純的無紙化過程,然而企業面對表單的多元需求,包含經營客戶所產生的報價單、客戶服務單、VIP 意見表等,以及財務會計費用申請單、碳排放活動數據收集單、員工調查問卷等,依然存在流程斷點或是需要列印電子檔送簽核、再次掃描歸檔等重工的問題,因此企業需要更完整的電子表單解決方案,串起各項工作流程。
在本文中,我們將分享如何透過叡揚 Vital BizForm 智慧表單一站滿足企業在 CRM、財會作業、代理人簽核、碳盤查與問卷等 5 種工作應用,實現資料與流程的無縫整合,並且進一步掌握零方數據,從而獲得更大的競爭優勢。
1、客情維繫更有利!電子表單整合CRM系統,細緻經營客戶
從初次接觸客戶到最終交易,以及後續維繫客情會產生各式各樣的表單文件,每一位客戶可能同時會有好幾張的報價合約單、拜訪服務單或是保固報修單等,過往都是分散在不同的實體資料夾,甚至還要掃描成電子檔後上傳歸檔等一連串繁瑣的作業,結果等到要找的時候還是花費很多時間在翻箱倒櫃,容易發生資訊不同步的問題。現在透過 Vital BizForm 智慧表單串接 Vital CRM 客戶關係管理的整合解決方案,可以從 CRM 系統直接開啟已建立好的表單模板,系統會自動將客戶姓名、公司、商機項目等客戶資料,帶入報價單等表單中,省下重複填寫基本資料的步驟,在日後管理客戶資料同時,一目了然所有曾建立的關聯表單,輕鬆將這些客戶表單完整記錄、留存在 CRM 系統,有助於全面追蹤客戶的互動歷程,進一步提升客戶服務的品質。(了解更多>>報價合約單等多樣表單智慧整合 CRM,NO-Code 秒速自建完成)
另一方面,當客戶使用 Vital BizForm 填寫表單例如報修單時,企業管理者可一鍵將表單資料連同表單上的標籤一起匯入 Vital CRM,並能自動比對後新增資訊在原有客戶上,或建立新客戶資料。串起這些作業流程,將有助於深入了解每一位客戶的需求,提供更個人化的服務,培養長期、穩定的客戶關係。
★掌握零方數據,客情維繫更有利★
許多客戶願意主動分享個人訊息以換取優惠或最新消息,並且追求更加個人化的服務,這些零方數據在第三方 cookie 即將退場之時,迅速躍升成為企業行銷策略規劃、優化客戶服務的重要資產。而透過 Vital BizForm 的回填問卷功能與 Vital CRM 結合,企業不僅可更輕鬆地收集零方數據,還能快速追蹤客戶問卷填寫狀態。例如想提供 VIP 客戶特別服務或優惠,現在可以利用 Vital CRM 的標籤、活動事件等條件,直接在 Vital BizForm 進行篩選名單,並發信邀請特定的客群來填寫問卷,了解他們的需求或想法,或是用於新產品的使用者回饋收集和定期的客戶滿意度調查。
此外,Vital BizForm 有 Email 和簡訊兩階段驗證身份的機制,提升填寫者的資料保密性和準確性,也不需要重複填寫已有留存的資料,讓客戶體驗更佳。
2、費用申請輕鬆搞定!電子表單整合財會系統,線上簽核好便利
即使許多公司已經導入會計系統,費用申請流程仍然需要透過紙本作業進行簽核、人工黏貼單據等處理。然而,這種作業方式不僅耗時耗力,後續管理也容易遺漏資料,還會增加公司營運成本。為了優化財會作業流程並提高效率,Vital BizForm 整合 Vital Finance 財務會計管理,可透過費用暨零用金模組,提供組織內人員於線上填寫費用相關表單,包含請款單、預支暫付款單、暫付款沖銷及零用金申請,並且直接進行線上簽核,費用申請單還可以附加檔案,確保相關單據完整性。當通過簽核流程後,系統自動轉入 AP/AR 之「應付帳款立帳」,可續進行後續付款處理,讓員工更加方便的完成財務費用申請與簽核,省去紙本申請單的整理工作,實現高效的費用管理。
員工可以直接在會計系統中進行線上申請和簽核表單,並查看審核中的費用/暫付款申請單
3、流程不再延誤!電子表單設定代理人簽核,確保作業順暢
完善的職務代理人制度必須包含簽核流程的掌控,然而傳統紙本簽核或是使用 Email 審批核准,都可能會發生人員請假而導致簽核文件堆積,或是 Email 沒有進入下一關卡延誤作業進度,甚至影響決策時機。現在開始別再擔心,只要在 Vital BizForm 設定請假代理人及代理區間,讓職務代理人在您請假的期間也能收到簽核通知,並且代替您簽核表單,不管是從 Vital CRM 系統建立的報價單要主管審批、或是從 Vital Finance 建立的費用申請單需要採購簽核,都可以使用代理人功能,讓表單審核流程更順暢!4、輕鬆收集碳排放數據!電子表單加速碳盤查作業
企業碳盤查的過程需要收集上游供應商的活動數據,例如原物料排放係數,這是進行碳足跡評估的重要一步。然而,供應商的數據資料表單可能以不同的格式存在,需要反覆整理和匯入匯出,流程中充滿斷點、容易出錯,這種情況增加盤查計算的困難,並降低了碳盤查報告的可信度和準確性。為了克服這些挑戰,Vital BizForm 整合 Vital NetZero 零碳雲,讓供應鏈中心廠可以從外填表單,線上收集上游供應商原物料碳排放係數之一級數據,並自動匯入碳盤查系統。這樣的整合服務不僅省去繁瑣的人工彙整過程,也減少了數據斷點、提高資訊登錄的正確性。供應鏈中心廠可以使用 Vital BizForm 智慧表單及時追蹤、收集和管理上游供應商的碳排放數據,為供應鏈透明度和減碳策略提供更有效的解決方案。
5、精準問卷調查!電子表單應用在問卷,讓資料處理更智慧
Vital BizForm 除了提供多種企業表單範本,例如請假單、加班申請單、採購單、同意書表單等等,方便使用者設計符合公司作業需求又美觀的線上表單,同時也可以應用在問卷調查,藉由線上問卷互動獲得寶貴的反饋和數據,並幫助公司決策、優化服務和作業流程,取代紙本表單或分散在 LINE 群組中的 Google 表單。2024 年,Vital BizForm 升級線上問卷體驗,可針對特定對象設計個人化的問卷,並利用日期、欄位關鍵字等不同條件查詢問卷回填狀況,以及透過圓餅圖和長條圖的視覺化圖表,進行資料收集的統計分析,提升問卷調查的工作流程效率!
隨著企業對電子表單和線上問卷的需求不斷擴大,Vital BizForm 智慧表單系統持續敏捷升級以滿足使用者的多元應用面向,讓業務運作更加暢行無阻,歡迎立即免費試用,體驗 Vital BizForm 為您帶來的便利和效率吧!
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