什麼是電子公文系統？雲端辦公文有哪些好處？

企業為什麼要用公文？什麼時候會用到公文？以企業來說，公文對外是跟政府溝通重要的工具，從承接政府的標案或計畫案、申請許可證或執照，到主管機關政策宣導都會需要透過公文溝通；對內則是組織間的重要決策事項，無論是橫向連絡、意見溝通，都可以透過公文簽核保留完整的決策和記錄，因此，公文可以說是企業的重要溝通媒介。

近幾年公文電子化政策已經從政府延伸到企業，2013 年，經濟部開始推動企業電子交換，很多企業或組織也逐漸改採可以立即開通的雲端公文，提升公文辦理效率、接軌數位轉型之政策，讓組織的公文辦理方式由過去紙本遞送改變為全程線上簽核，同時也更加方便遠距、異地或混合辦公的工作型態，解決傳統紙本公文傳遞耗時費力、辦理速度慢導致延誤計畫的困擾。電子公文系統從收文、簽核、發文、稽催到檔管完整控管，可說是公文作業數位化必備的一套管理工具。

雲端公文管理系統 Vital OD 從收文、簽核、發文、稽催到檔管完整控管，並且提供行動簽核，可說是公文作業數位化必備的一套管理工具。

叡揚資訊累積近 25 年的公文管理導入服務經驗，因應雲端服務的趨勢，將明星產品公文線上簽核管理系統 S.P.E.E.D. 上雲端，發展雲端公文管理系統 Vital OD ，以「精、速、實、簡、省」五個面向，同步政府電子交換縮短公文往來時程，可線上開通租用、無需增購硬體設備、導入快速，讓初始投資的人力、經費與風險都大幅降低。

對於部份公協會組織、長照單位或是顧問型公司來說，可能有多個辦公據點、加上有限的人力與預算，若需要一套電子公文管理系統， Vital OD 雲端公文管理系統便成為 CP 值最高的選擇。以中華顧問工程司為例，過去使用的舊系統為一使用 asp 語法的電子公文系統，畫面無法視覺化，唯有列印後才能知道是否符合所想要的格式；加上程式語言過於老舊，僅適用 IE10 以下版本，其他瀏覽器無法使用；資安更是一大疑慮。參訪公路總局後認識 Vital OD ，經過多次公司內部討論與評估，發現 Vital OD 不只擁有雲端優勢，更支援包括表單追蹤、可留存修改紀錄、歷程追蹤等功能，對內部管理有很大的助益，因此從 2017 年開始採用至今。

此外，Vital OD 還可透過手機快速完成公文簽核，送簽與核准再也不受時間地點限制，即使出差在外也能及時處理，不延誤公文的作業時程。同時企業因應 ESG 浪潮來襲，電子公文的無紙化，有助於節能減碳愛地球，為實踐 ESG 的重要一環，歡迎企業免費申請開通試用雲端公文管理系統 Vital OD。